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Aufzeichnungspflicht

Jeder Unternehmer unterliegt der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflicht. Sie ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen und dient unter anderem der Feststellung der Umsatzsteuer, aber auch dem Nachweis der Einhaltung von Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz. Für Kleinunternehmer und Selbständige gilt eine eingeschränkte Aufzeichnungspflicht.

Aufzeichnungspflichten aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung

Die Aufzeichnungspflicht resultiert, ebenso wie die Buchführungspflicht, aus einzelnen Steuergesetzen (Abgabenordnung, Einkommenssteuergesetz, Umsatzsteuergesetz, Gewerbesteuergesetz), aber auch aus außersteuerlichen Bestimmungen und Vorschriften wie etwa dem Handelsgesetzbuch. Da die einzelnen gesetzlichen Grundlagen zum Teil sehr spezielle Anforderungen an eine korrekte Dokumentation stellen, wird im Allgemeinen häufig auch der Plural, also Aufzeichnungspflichten, verwendet.

Im Bereich der Buchführung gilt die Verpflichtung, die kaufmännischen Aufzeichnungen so zu gestalten, dass sich ein hinlänglich sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Frist einen fundierten Überblick über die Umsätze und den erwirtschafteten Gewinn des Unternehmens machen kann. Bei sorgfältiger Verbuchung aller Geschäftsvorfälle in einer der gängigen EDV-Buchführungsprogramme sind die Aufzeichnungspflichten für gewöhnlich erfüllt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass eine (eingeschränkte) Aufzeichnungspflicht auch für Unternehmen besteht, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen.

Aufzeichnungspflichten aus dem Mindestlohngesetz

Seit Einführung eines gesetzlichen Mindestlohnes schreibt das Mindestlohngesetz Arbeitgebern besondere Aufzeichnungspflichten vor. Sie müssen Beginn und Ende sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle ihre Beschäftigten exakt festhalten. Diese Regelung gilt allerdings nur für Arbeitgeber, die in Wirtschaftsbereichen aktiv sind, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz als besonders anfällig für illegale Beschäftigung, also für Schwarzarbeit, erachtet. Dazu gehören unter anderem das Bau- und Gaststättengewerbe, das Transportwesen und die Reinigungsbranche sowie die Fleischwirtschaft.

Die Aufzeichnungspflicht entfällt ab dem neuen Schwellenwert von 2.000 Euro brutto – vorausgesetzt, der betreffende Arbeitnehmer hat dieses Arbeitsentgelt regelmäßig in den letzten zwölf Monaten vom Arbeitgeber enthalten. Ist dies nicht der Fall, besteht weiterhin eine Aufzeichnungspflicht – und zwar bis zum Schwellenwert von 2.958 Euro brutto. Bei höheren Einkommen ist ein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz rein rechnerisch nicht möglich.

Aufzeichnungspflichten aus dem Arbeitszeitgesetz

Nicht nur die gesetzlichen Regelungen zum Mindestlohn, auch das Arbeitszeitgesetz schreibt Arbeitgebern vor, die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Durch diese Regelungen soll ein Mindestschutz vor gesundheitlicher Überforderung und Mehrarbeit gewährleistet werden. Im Straßenverkehr und Transportwesen sollen überprüfbare Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer eine Gefährdung der öffentlichen Sicherheit verhindern. Die Aufzeichnungspflichten beginnen, sobald ein Beschäftigter an einem Werktag mehr als acht Stunden seiner Arbeit nachgeht. Sie gelten grundsätzlich für jede Arbeitsstunde, die an Sonn- oder Feiertagen geleistet wird. Dabei ist es zunächst unerheblich, ob die Zusatzarbeit vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen wird. Die Dokumentation dient ausschließlich dazu, die Aufsichtsbehörde in die Lage zu versetzen, die Einhaltung der jeweiligen Arbeitszeitvorschriften zu überprüfen. Besondere Verpflichtungen gelten für Kraftfahrer.

Aufzeichnungspflichten bei der Führung eines Lohnkontos

Jenseits der besonderen Bestimmungen aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz muss jeder Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer in jedem Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. Und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer einkommenssteuerpflichtig ist oder nicht. “Lohnkonto” meint in diesem Zusammenhang nicht das buchhalterische Konto “Löhne”, sondern der Begriff steht für die Gesamtheit der Aufzeichnungs- (und Aufbewahrungs-) Pflichten des Arbeitgebers. In das Lohnkonto müssen alle persönlichen Daten und Beschäftigungszeiten, Versicherungen und sämtliche mit dem Lohnsteuerabzug zusammenhängenden Informationen eingetragen werden. So dient das Lohnkonto dem Arbeitgeber als Nachweis der erfolgten Entgeltabrechnung und den Sozialversicherungsträgern als Prüfungsinstrument. Es ist aber gleichzeitig auch Grundlage für die Lohnsteuernachschau.

Mit der Lohnsteuernachschau können die Finanzbehörden – unangekündigt – schnell und effektiv prüfen, ob alle buchhalterischen Abläufe in der Lohnbuchhaltung tatsächlich so stattfinden, wie sie dem Finanzamt gegenüber deklariert werden. Auf diese Weise will der Gesetzgeber die ordnungsgemäße und zeitlich korrekte Lohnsteuer-Abführung sicherstellen. Eine Lohnsteuernachschau findet stets während der normalen Geschäftszeiten statt und muss, anders als eine Lohnsteuer-Außenprüfung, grundsätzlich nicht angekündigt werden.

Die Führung des Lohnkontos unterliegt keinen speziellen Formvorschriften. Maßgeblich ist die Eintragung aller erforderlichen Angaben und der Umstand, dass die Aufzeichnungen fortlaufend, allerdings je Kalenderjahr getrennt, geführt werden. Die Aufbewahrungsfrist liegt bei sechs vollen Kalenderjahren, beginnend mit dem Tag der letzten Eintragung.

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