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Belegversand

Der Begriff Belegversand beschreibt das Zustellen von Dokumenten an Kunden, die eine Zahlung betreffen. Hierzu gehören beispielsweise Sammelrechnungen, Quittungen oder Lieferscheine. Abhängig von der Branche können auch weitere Belege hinzukommen. Banken müssen nach Beratungsgesprächen über Kredite oder Geldanlagen beispielsweise Protokolle aushändigen. Der Versand erfolgte lange postalisch. Inzwischen ist die digitale Zustellung Standard geworden. In einigen Fällen bestehen sogar entsprechende gesetzliche Vorschriften. 

Die gesetzlichen Regeln für den Belegversand 

Seit dem 1. Januar 2020 und der Einführung der sogenannten “Bonpflicht” gilt für den Belegversand eine einfache Grundlage: Alle Zahlungsdokumente, die im Zuge einer Transaktion erstellt werden, müssen als Belege allen Parteien zur Verfügung gestellt werden. Eine Seite kann lediglich darauf verzichten, einen entsprechenden Nachweis zu erhalten. Für Sammelrechnungen, Quittungen und Co. gilt, dass sie nach den gesetzlichen Vorschriften erstellt werden müssen, die für die einzelnen Dokumente festgelegt wurden. 

Jede Seite muss den anderen Parteien zudem die Informationen zur Verfügung stellen, die für die Erstellung der unterschiedlichen Belegarten notwendig sind. Auf elektronischen wie postalischen Rechnungen muss beispielsweise die Empfängeradresse vermerkt sein. Für den entsprechenden Formulardruck bzw. den elektronischen Belegausgang muss die Informationen deshalb für den Rechnungssteller verfügbar sein. 

Für eine Rechnung als elektronischer Beleg greifen einige spezielle gesetzliche Vorschriften. Durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurden die Hürden für den Versand entsprechender Dokumente deutlich gesenkt, die zum Vorsteuerabzug berechnet. Sie dürfen seitdem auch per Email verschickt werden. Die Pflicht zur unverwechselbaren Signatur der Rechnung wurde gestrichen, solange Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichergestellt sind. Der Versand von automatisierten Sammelrechnungen wurde auf diese Weise beispielsweise deutlich erleichtert. 

Staatliche Stellen sind durch das E-Rechnungs-Gesetz zudem verpflichtet, eine Rechnung in digitaler Form zu versenden. Diese Norm ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Die Umstellung des Versands der entsprechenden Belege durch Behörden und sonstige staatliche Einrichtungen begann im November 2018 durch die Verpflichtung sämtlicher Bundesstellen zur entsprechenden Rechnungsstellung. Sie endete mit dem 17. April 2020 als Stichtag, zu dem auch die Bundesländer, Kommunen und Gemeinden E-Rechnungen nutzen müssen. Lieferanten, die staatliche Stellen ausstatten, müssen ab dem 27.11.2020 eine elektronische Rechnung erstellen und versenden, wenn der Netto-Wert der Order über 1000 Euro liegt. 

Abseits der Rechnung und Quittung relativ große Freiheiten beim Belegversand 

Rechnung und Quittung besitzen Rechtskraft und werden deshalb vor Gericht als Beweise anerkannt. Dies ist der Grund, weshalb der Gesetzgeber hier umfangreiche Vorschriften und Empfehlungen für den Belegversand gemacht hat. Beispielsweise schlägt er das Format ZuGFERD 2.0 vor, da dies die Anforderungen der CEN EN 16931 “Elektronische Rechnungsstellung”-Norm erfüllt. 

Abseits dieser Belegarten bestehen jedoch relativ große Freiheiten. Andere Dokumente, die bei der Vorgangserzeugungerstellt werden, müssen zwar auch zugestellt werden. Inhalt und Form sind dabei jedoch frei. Es gilt lediglich das Gebot, dass die Belege zeitgleich versandt (und zugestellt) werden sollten. In Emails von Online-Händlern sind deshalb neben den Rechnungen oft auch Datenschutzbestimmungen oder Widerrufsrichtlinien als eigene Dateien zu finden. 

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