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Digitale Archivierung

Die elektronische Archivierung ist eng mit der heutigen modernen Digitalisierung verknüpft. In der Ära von Multimedia und Mobilität wird immer häufiger auf den Papierkram verzichtet, der früher in den klassischen Archiven der Unternehmen vorhanden war.

Wofür digital archivieren?

In heutigen Unternehmen und Betrieben gibt es eine ganze Menge von Dokumenten, die aus betriebswirtschaftlichen und steuerrechtlichen Gründen zu erstellen und auch zu archivieren sind. So sind schon beim klassischen Kauf gemäß dem Handelsgesetzbuch ein Kaufvertrag, ein Angebot, eine Auftragsbestätigung und eine Rechnung (Rechnungsarchivierung) relevant, die oft noch durch Lieferschein und andere Begleitpapiere ergänzt werden.

Wie lauten gesetzliche Vorgaben zur digitalen Archivierung?

Die Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen ist somit rund um Ein- und Verkauf, aber auch das Personalwesen aufwendig. Hinzu kommt, dass auch die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff des Bundesminsteriums für Finanzen, eine lückenlose, nicht veränderbare und nachvollziehbare Archivierung der relevanten Dokumente rund um die Geschäftsvorfälle vorschreiben. Das bedeutet, dass auch das papierlose Arbeiten im Unternehmen eine revisionssichere Archivierung der jeweiligen Dokumente erfordert.

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Die Abgabenverordnung (AO), die für die Steuererhebung im Unternehmen verantwortlich ist, erlaubt ein digitales Archivierungssystem für diese Unterlagen. Sie unterstützt damit die Bestreben moderner Unternehmen, von klassischen Archiven abzuweichen und dafür die Errungenschaften der Digitalisierung zu nutzen. Das Papierarchiv, das sich in vielen Unternehmen noch befindet, kann dabei sukzessive aufgelöst bzw. ein digitales Archiv abgelöst werden. Dazu kann es wichtig sein mit einem Belegscanner alle Dokumente einzuscannen, für die eine Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht. Nach dem Einscannen mit dem Dokumentscanner ist die sichere Speicherung der Datei im Verantwortungsbereich des Unternehmens.

Ähnlich wie bei der klassichen Aktenverwaltung im Papierarchiv ist auch bei der elektronisch gestützten Dokumentenverwaltung sicherzustellen, dass eine revisionssichere Archivierung umgesetzt wird. Das bedeutet nicht nur, dass alle Dokumente mit dem Belegscanner einzuscannen und einer soliden Speicherung in der IT des Unternehmens zuzuführen sind.

Es bedeutet auch, dass diese Daten gemäß der Abgabenordnung jederzeit lückenlos einer Überprüfung zugänglich sind und auch nachvollziehbar sind. Dabei ist es besonders wichtig, dass analog dem Papierarchiv auch die elektronische Archivierung so gestaltet ist, dass die eingescannten Dokumente nicht verändert werden können. Die gewählten Dateiformate können in diesem Zusammenhang eine wertvolle Unterstützung sein.

Wie kann die digitale Archivierung umgesetzt werden?

Besonders effizient und somit auch kostengünstig kann die digitale Aktenverwaltung in einem Unternehmen durchgeführt werden, wenn dafür eine spezielle Archivierungssoftware eingesetzt wird. Diese Softwarelösungen gewährleisten eine Einhaltung der Bestimmungen der Abgabenverordnung und somit rechts- und steuerkonformes Archivieren relevanter Belege. Zur Archivierungssoftware ist für das Unternehmen nur noch ein Dokumentscanner wichtig.

Sobald die Belege eingescannt sind, werden diese durch die softwaregestützte Dokumentenverwaltung präzise und passgenau verarbeitet. Den Bestimmungen von Handelsgesetzbuch (HGB) und GoBD wird somit lückenlos Rechnung getragen. Damit wird nicht nur eine revisionssichere Archivierung durch das Unternehmen umgesetzt. Auch die Grundsätze der DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union, werden durch die professionelle Archivierungssoftware verwirklicht, da ein umfassender Datenschutz sowie Datensicherheit für personen- und finanzbezogene Daten eingehalten werden kann.

Die sichere Speicherung der Daten kann durch die IT-Abteilung des Unternehmens in besonderem Maße unterstützt werden. Zum Einsatz der Software für die professionelle Archivierung ist es auch möglich, durch Datenspeicherung in der Cloud und die Nutzung von Backups die Sicherheit gespeicherter Daten erfreulich zu verbessern.

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