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E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung (in Kurzform: E-Rechnung) ist als ein elektronisches Dokument gefertigt, das sowohl die gleichen Inhalte als auch die identischen Rechtsfolgen wie eine klassische Rechnung auf Papier aufweist. Die E-Rechnung soll dabei für alle Beteiligten die Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen.

Was genau ist unter einer E-Rechnung zu verstehen?

Gemäß der europäischen Richtlinie 204/55/EU kann die E-Rechnung begrifflich und inhaltlich als Rechnung definiert werden, die ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen müssen. Dieses elektronische Format muss im Hinblick auf die Erstellung, die Übermittlung und den Empfang eine elektronische und automatische Verarbeitung ermöglichen. Die digitalisierten Rechnungsprozesse werden auch als E-Invoicing bezeichnet.

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Grundsätzlich lassen sich mittlerweile sämtliche Rechnungen auf elektronischem Weg versenden. Selbst das Versenden einer Rechnung via E-Mail erlaubt der Gesetzgeber. Die Verwendung von E-Rechnungen soll grundsätzlich das Erstellen, das Verschicken, das Übermitteln sowie das Entgegennehmen und auch das Verarbeiten automatisieren. Das bedeutet, dass E-Rechnungen immer auf Basis von Daten digital verarbeitet werden müssen. Als Übertragungs- und Empfangswege kommen E-Mail, DE-Mail, Web-Download, E-Post, Computer-Fax, oder Fax-Server in Frage.

Zwischen diesen gängigen Daten- bzw. Rechnungsformaten wird unterschieden:

  • Strukturierte Datenformate: XRechnung, XML, EDI
  • Unstrukturierte Datenformate: rein bildhafte Rechnungen im .tif-, .pdf- oder .jpg-Format
  • Hybride Datenformate: PDF/A3, ZUGFeRD

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es für die elektronische Rechnungsstellung?

Die Richtlinien 2010/45/EU sowie 2014/55/EU bilden mit ihren grundlegenden Vorgaben den rechtlichen Rahmen für E-Rechnungen. In Deutschland wurden bereits seit dem 1. Juli 2011 mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die E-Rechnungmit der traditionellen Papierrechnung gleichgesetzt. Dafür änderte der Gesetzgeber den § 14 des Umsatzsteuergesetzes.

Im Mai 2017 trat dann zusätzlich der neu definierte § 4a des E-Government-Gesetzes deutschlandweit in Kraft, was der nationalen Umsetzung der von der Europäischen Union vorgegebenen Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Der § 4a bevollmächtigt die Bundesregierung, Rechtsverordnungen für das Ausgestalten elektronischer Rechnungen zu erlassen.

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Elektronische Rechnungsstellung – explitite Vorgaben für die technische Ausgestaltung

Gebrauch von dieser Bevollmächtigung machte die Bundesregierung mit der E-Rechnungsverordnung (in Kurzform: E-RechV), die sich inhaltlich zum einen mit der Rechnungsstellung an öffentliche Auftragsgeber befasst. Zum anderen formuliert die E-Rechnungsverordnung detaillierte Vorgaben für die technische Ausgestaltung von E-Rechnungen. Verwiesen wird dabei vor allem auf den Datenaustauschstandard XRechnung.

Dabei sieht das E-Rechnungs-Gesetz folgende Fristen für die Umsetzung des Empfangs von E-Rechnungen im Standard XRechnung vor:

  • Die Verfassungsorgane des Bundes sowie die Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2018 den Empfang realisieren.
  • Alle anderen Bundesbehörden haben spätestens seit dem 27. November 2019 für den Empfang von E-Rechnungen im Standardformat XRechnung zu garantieren.
  • Für die Umsetzung durch die einzelnen Länder wurde eine Frist bis zum 18. April 2020 gesetzt.
  • Wer diesen Behörden bzw. öffentlichen Auftraggebern etwas in Rechnung stellt, muss dies ab dem 27. November 2020 zwingend in elektronischer Form realisieren. Die entsprechenden Vorschriften finden sich im § 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 E-RechV.

Die Anforderungen an E-Rechnungen im Detail

Damit eine E-Rechnung überhaupt die Voraussetzungen im Hinblick auf den Vorsteuerabzug erfüllt, müssen die im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) definierten Bedingungen und Voraussetzungen erfüllt sein.

1. Eine elektronische Rechnung muss laut UStG § 14 Abs. 4 dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papier-Rechnung.

2. Gemäß UStG § 14 Abs. 1 muss der Empfänger der Rechnung damit einverstanden sein, eine E-Rechnung zu erhalten. Einer besonderen Form bedarf diese Zustimmung allerdings nicht. Es reicht eine Rahmenvereinbarung, also zum Beispiel ein Vermerk in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Auch eine nachträgliche oder stillschweigende Zustimmung ist rechtens.

3. Es ist laut UStG § 14 Abs. 1 ein innerbetriebliches Kontrollverfahren als Prüfpfad hinsichtlich der Echtheit, der Lesbarkeit sowie der Unversehrtheit zu installieren. Nach UStG § 14 Abs. 3 kann dies durch den elektronischen Datentausch oder einer elektronischen Signatur erfolgen.

4. E-Rechnungen müssen grundsätzlich elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Laut UStG § 14b beträgt die Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen zehn Jahre.

Professionelle Unterstützung durch Spezialisten

Digitalisierte Rechnungsprozesse erfordern immer eine vorbereitende Buchhaltung. Spezialisierte Unternehmen wie zum Beispiel Pylot ermöglichen es mithilfe von “Eingangsrechnungen“, einer online-basierten Software, beim I-Invoicing auf Programme und Anwendungen zurückzugreifen, die eine Automatisierung des gesamten Rechnungswesens erleichtern. Beispiele hierfür stellen beispielsweise die DATEV-Integration und mobile Scanner-Apps dar.

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