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Elektronische Registrierkasse

Die bereits zum 1. Januar 2018 in Kraft getretene Registrierkassenpflicht wurde 2020 noch einmal verschärft. Bereits bei den Vorbereitungen im Jahr 2017 stellte diese insbesondere kleine Unternehmen vor große Herausforderungen. Die GoBD-Kasse umfasst strenge Regeln zur Kassenführung. Diese gelten für alle Arten: die elektronischen Registrierkassen, Kassensysteme, Kartenterminals und Zahlungs-Apps. Hier erfahren Sie alles, was Sie über die neuen Verordnungen zu digitalen Registrierkassen wissen sollten.

Elektronische Registrierkassen und die GoBD

Seit 2018 ist das sogenannte Kassengesetz in Kraft. Es regelt die Anforderungen an elektronische Registrierkassen und erlaubt seitdem auch unangekündigte Kassennachschauen: Das Finanzamt darf sich jederzeit über die ordnungsgemäß geführte Kasse überzeugen. Die Kassendaten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein, sämtliche Geschäftsvorgänge einzeln aufgezeichnet und zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Seit 2020 gelten zusätzliche Verordnungen, die den Umfang mit einem elektronischen Kassensystem noch strenger regeln.

Welche Gesetze zur elektronischen Registrierkasse sind neu?

Obwohl sich Unternehmen und Finanzämter noch immer mit den Vorschriften aus dem Jahr 2018 beschäftigen, gibt es seit 1. Januar 2020 weitere Änderungen für die ordnungsgemäße elektronische Kassenführung. Diese betreffen folgende Bereiche:

  • Das TSE-Modul: Seit 1. Januar 2020 ist die Integration eines sogenannten TSE-Moduls, das Manipulationen verhindert, prinzipiell verpflichtend. Da jedoch zum Stichtag nicht ausreichend Module verfügbar waren, galt bis 30. September 2020 eine Übergangsfrist. Zum 1. Oktober sollten Sie das entsprechende Modul daher integrieren. Ausnahmen gelten für Altkassen, die zwischen 26. November 2010 und 31. Dezember 2019 gekauft wurden und sich nicht aufrüsten lassen. Diese dürfen Sie bis Ende Dezember 2022 weiterhin nutzen – auch ohne TSE-Modul.
  • Die Belegausgabenpflicht: Jedem Kunden ist ein Papierdokument mit den dokumentieren Kassenvorgängen auszuhändigen. Die Bonpflicht besteht ohne Ausnahmen: Sie riskieren ein Bußgeld, wenn Sie ihr nicht nachkommen. Nicht erlaubt ist es auch, dem Kunden die Entscheidung zu überlassen und keinen Beleg zu drucken, wenn dieser das nicht wünscht.
  • Anmeldung der Kasse beim Finanzamt: Neu angeschaffte Kassensysteme müssen Sie innerhalb von vier Wochen dem Fiskus melden – eigentlich. Noch fehlt es an entsprechenden elektronischen Übermittlungswegen. Diese Regelung ist daher bis auf Weiteres ausgesetzt.

Für wen gelten die Regeln für digitale Registrierkassen?

Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es auch 2020 nicht. Es ist folglich weiterhin erlaubt, eine offene Ladenkasse zu verwenden. Wichtig: Auch diese unterliegt einigen Regeln. So muss der Kassenbericht handschriftlich und „zeitnah“ geführt werden – idealerweise unmittelbar nach Geschäftsschluss – und sorgfältig abgeheftet werden. Für jeden Geschäftstag ist genau Bericht zu führen. Belege zu Barausgaben und -entnahmen müssen beigefügt werden. Die Regeln sind auf den ersten Blick weniger streng, doch es gibt mögliche Fallen. So müssen Sie bei einer offenen Ladenkasse häufiger mit Prüfungen rechnen. Sie können außerdem der Belegpflicht nicht nachkommen. Typische Beispiele hierfür dafür sind Marktstände und Eisdielen.

Wer ein elektronisches Kassensystem bevorzugt, ist an die GoBD-Vorschriften gebunden. Auch hier gilt: Alle Kassenvorgänge müssen täglich erfasst werden. Eine wöchentliche gesammelte oder rückwirkende Erfassung ist zwar theoretisch bei vielen elektronischen Registrierkassen möglich, kann jedoch beanstandet werden.

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