GoBD

Die GoBD beschreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie wurden vom Bundesministerium für Finanzen im Jahr 2014 erstmalig herausgegeben. Die aktuelle Fassung ist am 1. Januar 2020 gültig geworden.

Auf welche Bereiche ist GoBD anzuwenden?

Der Geltungsbereich der GoBD sind in der Bundesrepublik Deutschland ansässige Unternehmen mit Buchführungspflicht sowie juristische und natürliche Personen mit steuerlicher Aufzeichnungspflicht. Auch Kleinunternehmer finden in den GoBD Berücksichtigung.

Die Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums bezieht sich auf das betriebliche Rechnungswesen – und zwar den Teilbereich, der mit dem Thema elektronische Aufzeichnungen verbunden ist. Es handelt sich dabei um Vorgänge, bei denen mobiles Scannen relevanter Belege und deren digitale Bearbeitung sowie Archivierung eine wichtige Rolle spielen.

Dabei soll gesichert werden, dass diese digitale Buchführung zum einen steuerkonform ist, zum anderen aber auch die wichtigen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt. Damit werden auch die Regelungen der DSGVO berücksichtigt: Die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union ist seit dem 25. Mai gültig und schützt die personenbezogenen und finanztechnischen Daten.

GoBD regelt digitale Archivierung

Die GoBD sind die Ergänzung der klassischen GoB für den digitalen Bereich. Damit wird die Tatsache berücksichtigt, dass die Ära der Digitalisierung, beispielsweise durch mobiles Scannen, nun auch das Rechnungswesen umfasst und die klassischen Tätigkeiten der Buchführung nun computergestützt und so meist papierlos durchgeführt werden. Dies dient zum einen dazu, Papierberge und die Kosten der Archivierung dafür zu vermeiden. Zum anderen sind digitale Prozesse dazu geeignet, die Daten einfacher und fehlerfrei zu bearbeiten und die relevanten Daten den jeweiligen Empfängern auch zügiger verfügbar zu machen.

Die GoBD betreffen die klassische Buchführungspflicht und regeln zudem deren Umsetzung mit Unterstützung durch moderne EDV-Systeme. Da sie für alle gültig sind, bei denen eine steuerrechtlich begründete Aufzeichnungspflicht besteht, besteht die Mitwirkungspflicht nicht nur für das klassische steuerpflichtige Unternehmen, sondern es ist geregelt, dass die GoBD auch Kleinunternehmer betreffen. Es wird nicht nur Konformität beim digitalen Rechnungswesen verlangt, sondern auch eine lückenlose digitale Buchführung, die die Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen umsetzt.

Bei den GoBD wird die Verpflichtung der ordnungsgemäßen Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen auch für elektronische Aufzeichnungen bestätigt. Damit dies rechts- und steuerkonform verwirklicht werden kann, sind Mindestanforderungen an die EDV des jeweiligen Unternehmens gestellt, die genau einzuhalten sind. Wichtig ist dabei nicht nur ein mobiles Scannen aller relevanten Belege mit einem Belegscanner. Es ist auch bedeutsam, dass diese mit hoher Datensicherheit zu archivieren sind.

Weiterlesen: So archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD konform

Was bedeutet Datensicherheit in Bezug zu den GoBD?

Datensicherheit bedeutet zum einen, dass die Daten im digitalen Rechnungswesen nicht durch unbefugte Dritte eingesehen werden können. Zum anderen ist auch zu gewährleisten, dass die digitale Buchführung sicherstellt, dass auch elektronische Aufzeichnungen nicht verändert werden können. Interne Kontrollmechanismen und ein Dokumentieren der für das computergestützte Rechnungswesen eingesetzten Verfahren sind eine wertvolle Unterstützung dabei, dass die Aufzeichnungen nicht nur zuverlässig geschützt werden. sondern dass diese – beispielsweise im Rahmen von Betriebsprüfungen – auch einwandfrei nachvollziehbar und nachzuprüfen sind.

Es ist immer der Steuerpflichtige, der dafür verantwortlich ist, dass er seine Buchführungspflicht auch im digitalen Bereich steuerkonform umsetzt und dass Konformität und Datenschutz jederzeit eingehalten werden. Die Nichtbeachtung der Regelungen führt zu Sanktionen, die im Steuerrecht verankert sind und von den zuständigen Aufsichtsbehörden durchgeführt werden.

« Zurück zum Glossar-Index