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Rapportzettel

Auf dem Rapportzettel halten Unternehmen des Bauwesens, Handwerks und Servicemitarbeiter fest, welche Arbeitsleistungen sie für einen Auftraggeber erbracht haben. Sowohl die geleisteten Tätigkeiten, die Arbeitsstunden als auch die verbrauchten Materialien, Geräte und Maschinen, Transportkosten oder angefallene Sonderkosten finden auf diesem Eingang und dienen als Grundlage für die Rechnungserstellung.

Wofür werden Rapportzettel benötigt?

Der Auftraggeber kann so genau nachvollziehen, wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt und erhält eine übersichtliche Aufstellung der einzelnen Arbeitshandlungen. Ist er mit der erbrachten Leistung zufrieden, zeichnet er den Rapportzettel mit seiner Unterschrift ab oder widerspricht gegebenenfalls. Unterzeichnet der Kunde den Rapportzettel, gilt dieser als rechtskräftig und verpflichtet zur Zahlung des Rechnungsbetrags.

Der Rapportzettel enthält eine Übersicht über die einzelnen Positionen. Handwerker und Servicemitarbeiter tragen darauf die Stundenzahl der Mitarbeiter, die Anzahl der Arbeiter, die verwendeten Materialien und die entstandenen Kosten ein. Zudem enthalten die Serviceberichte die vollständige Adresse des Unternehmens und die Bankverbindung, im Idealfall ein Unterschriftfeld für den Kunden.

Vorteile der digitalen Rapport-Software

Um sich die Dokumentation zu erleichtern und Zettelwirtschaft zu ersparen, greifen immer mehr Firmen auf Rapportsoftware zurück. Die digitale Zeiterfassung ermöglicht die einfache Feststellung der geleisteten Mitarbeiterstunden und Arbeitsausführungen. Daneben werden wie in Papierform das verbrauchte Material und die eingesetzten Maschinen erfasst. Der Auftragnehmer kann eine solche Vorlage nach seinen Bedürfnissen anpassen und sie entweder ausdrucken und seine Mitarbeiter von Hand ausfüllen lassen oder sie digital ausfüllen und bearbeiten.

Der Vorteil in letzterem Fall ist, dass der Kunde den Rapportzettel direkt nach erbrachter Leistung auf dem Smartphone oder dem Tablet unterzeichnen kann. Anschließend wird das Dokument automatisch an das Firmenbüro übermittelt und als Kopie zum Kunden gesendet.

Die lückenlose digitale Dokumentation spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Sicherheit für das Unternehmen für den Fall, dass es Streit um eine Rechnung gibt. Auf dem Rapportzettel lassen sich etwa erbrachte Zusatzleistungen dokumentieren, die der Kunde abzeichnen muss.

Weiterlesen: Mobile Zeiterfassung für das Handwerk

Wie Rapportzettel in der Praxis eingesetzt werden

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Auftraggeber den gesamten Betrag einer Rechnung zurückhalten, wenn es Unstimmigkeiten bezüglich einer Zusatzleistung gibt. Wenn nicht anders vereinbart, müssen Stundenzettel dem Auftraggeber je nach Ortsüblichkeit werktäglich oder wöchentlich vorgelegt werden. Dieser hat anschließend sechs Werktage Zeit, den unterschriebenen Rapportzettel zurückzugeben. Tut er dies nicht fristgemäß, gilt der Rapportzettel als anerkannt. Unternehmen sind verpflichtet, diesen zeitnah nach Abschluss der Arbeiten einzureichen, spätestens jedoch nach vier Wochen. Wurde kein Stundenlohn vereinbart, gilt der ortsübliche Satz.

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