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Rechnungs-archivierung

Dokumente digital zu archivieren, hilft alle Rechnungsbelange im Blick zu behalten:

  • alle Rechnungen per Cloudlösung an einem Ort verwalten
  • auch mit mobiler App (Android und iOS) Belege erfassen
  • Dokumente unterschiedlich ordnen und diverse Ansichten nutzen
  • effiziente Verbindung zu Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV)

Rechnungsverwaltung digital – so funktioniert es

Den Aufwand, Ihre Rechnungsverwaltung manuell zu stemmen, dürfen Sie jetzt getrost vergessen. Denn die digitale Rechnungsarchivierung macht Schluss mit dem Papierwust und Aufwand – einfach mithilfe einer Cloudlösung, sodass Sie alles online bearbeiten. Alle Rechnungen werden automatisch elektronisch importiert. Als weitere Option erfassen Sie Belege per App.

Ein solches System macht alle Dokumente zentral an einem Ort sofort überschaubar und speichert sie – so haben Sie stets alles auf dem Schirm. Sie klicken sich in jede gewünschte Ansicht. Außerdem entspricht die elektronische Rechnungsarchivierung den gesetzlichen Vorgaben.

Digitale Rechnungsarchivierung schafft Freiräume

Die digitale Rechnungsarchivierung von Pylot entlastet Sie enorm, denn die Lösung zieht alle Rechnungen aus den von Ihnen genutzten Portalen ein. Ferner scannen Sie per die Belege im Büro oder über eine mobile App, egal wo Sie gerade sind. Der integrierte Speicherplatz setzt Ihnen keinerlei Grenzen. Zudem strukturieren Sie Ihre Dokumente nach Wunsch.

 

Sie benötigen unterschiedliche Darstellungsweisen? Auch das erlaubt die digitale Rechnungsarchivierung. Sie möchten Rechnungen an ein Buchhaltungssystem (z. B. DATEV, Lexoffice oder FastBill) oder Ihren Steuerberater senden? Klappt ebenso mühelos. Außerdem sind Sie in der Lage, alle Kostenpositionen im Zeitverlauf abzugleichen. Dokumente digital zu archivieren, heißt Einsparpotenzialen auf die Spur zu kommen und Liquiditätsengpässe auszuräumen.

Ihr Nutzen im Unternehmensalltag

Belegscanner für Quittungen und Belege

Im Tagesgeschäft wird die elektronische Rechnungsarchivierung Sie schnell überzeugen: Nicht nur importieren Sie Belege aus allen verwendeten Portalen, Sie scannen diese sogar mit Ihrem Smartphone ein, woraufhin alles gesichert ist. Die mühevolle Zettelwirtschaft entfällt komplett, und Sie verlieren keine Dokumente mehr. Des Weiteren kürzen Sie Ausgaben, die bei manueller Arbeit für Büromaterial, Porto- und Druckkosten anfallen.

Auch die Übermittlung der Rechnungsbelege an Ihrem Steuerberater bzw. an Buchhaltungssysteme klappt einwandfrei, indem Sie Dokumente digital archivieren. Laufereien, z. B. zur Post, und aufwendiges Nachhaken bei externen Stellen entfallen. 

Ansichten für Rechnungen und Verläufe zu erstellen und auszuwerten, erfordert nach herkömmlicher Methode langwierige Arbeitsvorgänge per Hand und am PC. Mit dem elektronischen Rechnungsarchiv „zaubern“ Sie dagegen schnell die gewünschten Darstellungen am Bildschirm herbei.

Insgesamt raubt es Zeit und verursacht viel Mühe, manuell und papierbasiert vorzugehen. Dank digitaler Rechnungsverwaltung sinkt der Stresspegel für Sie und Ihre Mitarbeiter hingegen drastisch. Zudem halten Sie sich den Rücken frei für Ihr Kerngeschäft. Und noch ein Vorteil: Es ist nachhaltig, Dokumente digital zu archivieren.

Elektronische Rechnungsarchivierung schützt Sie rechtlich

Laut GoBD sind Rechnungen in elektronischer Form nach Eingang oder Entstehung zu speichern und vor Verlust zu bewahren. Ferner ist es gemäß dieser Bestimmungen essenziell, eine ordnungsgemäße Buchhaltung vorzuhalten. Mit der digitalen Rechnungsarchivierung sind Sie in puncto GoBD im grünen Bereich.

Darüber hinaus gilt für Aufbewahrungsfristen bei Eingangsrechnungen gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) eine Frist von zehn Jahren, unabhängig vom verwendeten elektronischen Format. Auch in dieser Hinsicht sichert die digitale Rechnungsarchivierung Sie ab. Des Weiteren geht diese Lösung mit den Regelungen der Finanzverwaltung in puncto ersetzendes Scannen konform. Dank des Systems können Sie die gescannten Belege entsorgen, da die Originale nicht vorgehalten werden müssen. Da die Dokumente in der elektronischen Rechnungsarchivierung vorliegen, können Sie jederzeit auf sie zugreifen. 

In drei Schritten zum digitalen Rechnungsarchivierung

Pylot Registrierung

Registrierung

Für nur 11 EUR pro Monat (zzgl. MwSt.) können Sie sich für Eingangsrechnungen anmelden.

Account-Einrichtung

Im Registrierungsprozess hinterlegen Sie alle für die Einrichtung Ihres Accounts nötigen Daten.

Pylot Nutzung

Nutzung

Unternehmen Sie Ihre ersten Schritte selbst oder lassen Sie sich telefonisch oder per E-Mail von einem unserer Produktexperten helfen.

Übertragen Sie alle Dokumente digital an Ihre Buchhaltung und Ihren Steuerberater

Der Belegscanner von Pylot vereinfacht die Arbeit mit Buchhaltungssoftware wie DATEV und Lexoffice. Alle Quittung liegen in der App digital vor und können mit einem Klick an Ihre Buchhaltung weitergeleitet werden. Den gleichen Workflow können Sie auch bei Ihrem Steuerberater nutzen.

Selbstverständlich kann unsere cloudbasierte Web-Anwendung dabei auch von mehreren Nutzern gleichzeitig verwendet werden. Und um Speicherplatz brauchen Sie sich auch keine Sorgen zu machen, denn der ist unbegrenzt.

Gründe für Pylot

Alles an einem Ort

Unser digitales Cockpit bietet verschiedene Software-Module zu den Bereichen Marketing, Finanzen und Organisation.

Bewährte Lösungen

Unsere Software ist in der Unternehmer-Praxis erprobt und schafft messbaren Mehrwert.

Digitale Expertise

Wir liefern nicht nur die passende Software, sondern helfen Ihnen diese auch erfolgreich zu nutzen.

Weitere Produkte von Pylot

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsarchivierung:

Die digitale Rechnungsarchivierung folgt den zehn Merksätzen des Verbands Bitkom und des Verbands elektronische Rechnung und somit den Hauptanforderungen an die elektronische Archivierung. Die Pylot-Lösung ist GoBD-konform.

Die Volltextsuche der Lösung erlaubt Ihnen, per Suchfeldeingabe ein gewünschtes Wort in einem Dokument schnell zu finden.

Das Wort Tag (Englisch tag: Etikett, Zeichen) meint eine Auszeichnung eines Datenbestands mit weiteren Informationen. Es besteht die Option, Rechnungen in der elektronischen Rechnungsarchivierung Tags beizufügen, wobei Sie Kategorien wählen können.