Login

Dienstplangestaltung online: Zeitgewinn und Transparenz im Team

Von Personal
Von Stift & Papier zur Online-Dienstplangestaltung Lesedauer: 4 Minuten

Die analog, also manuell und papierbasiert, bewältigte Dienstplangestaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen führt oftmals zu Fehlern und Stress. In vielen Kleinbetrieben tragen die Mitarbeiter sich in einen Aushang ein, den der Chef absegnet oder bei dem er etwas ändert, falls Lücken bleiben. Dieses Prozedere hat eine unausgewogene Verteilung der Dienste und Unzufriedenheit im Team zur Folge.

Alternativ ist es in vielen in kleinen und mittelständischen Unternehmen üblich, dass ein Beauftragter die Dienstplangestaltung etwa mithilfe von Excel ausführt und verantwortet. Dabei gehen ihm die Wünsche aus dem Team per E-Mail, Zetteln oder direkten Anfragen zu. Bei jeder analogen Art, den Dienstplan zu erstellen, hat der Bearbeiter betriebliche und rechtliche Bestimmungen zu beachten, insgesamt ist dies eine zeit- und kostenverschlingende Tätigkeit.

In unseren digitalen Zeiten müssen solche aufreibenden Methoden der Dienstplangestaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht mehr sein. Schließlich bietet sich die Unterstützung durch digitale Tools an, um Dienstplaner online aufzusetzen und zu verwenden.

Welche kleine und mittelständischen Unternehmen brauchen eine Dienstplangestaltung?

Insbesondere Betriebe mit dienstleistender oder heilender Ausrichtung – wie die Gastronomie, Pflegeheime, Arzt- oder Physiotherapiepraxen und viele andere – verbindet, dass sie Dienstpläne erstellen müssen. So lautet die Aufgabe, die Arbeits- und Ruhezeiten, freien Tage und Urlaubszeiten effizient und verbindlich für alle Beteiligten zu organisieren. Hinzu kommt, dass ein Ausfall durch Krankheit manchmal auf die Schnelle in einem Plan zu berücksichtigen ist.

Damit diese Betriebe es sich leichter machen und die mühsamen analogen Verfahren der Dienstplangestaltung bald der Vergangenheit angehören, ist es ein guter Tipp, sich auf dem Markt für digitale Lösungen umzuschauen. Diese meist günstigen und schnell einzurichtenden Systeme erlauben es, die Dienstplanung online per Internetbrowser zu handhaben, Schichten zu verwalten und auch die Zeiterfassung durchzuführen. So ermöglichen diese Tools den Anwendern, alle Aspekte rund um ihre zeitlichen Betriebsabläufe individuell darzustellen.

Rechtliche Basis der Dienstplangestaltung

Für Inhaber von Firmen mit Dienstplangestaltung gelten diese grundlegenden Hinweise:

  • Die Arbeitszeit eines jeden Beschäftigten darf maximal zehn Stunden täglich betragen.
  • Am besten kalkulieren Sie Pausen im Dienstplan mit ein.
  • Der erstellte Dienstplan ist für Sie als Arbeitgeber verbindlich, sobald Sie die Aufstellung Ihren Mitarbeitern bekannt gegeben haben. Änderungen müssen Sie mit den Arbeitnehmern abstimmen.

Gleich ob Sie den Dienstplan online oder analog erstellen: Bei der Dienstplangestaltung kommen sowohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Tragen. So ist es nicht gestattet, personenbezogene Daten ohne Einverständnis des Betreffenden an dritte Stellen weiterzugeben – wobei eine Übersendung erlaubt ist, sofern eine Trennung der versandten Daten gegeben ist. Falls ein Mitarbeiter einem herausgegebenen Dienstplan nicht zustimmt, müssen Sie diesen überarbeiten.

Ferner ist in puncto Rechtslage zu beachten: Wenn Sie als Chef die Dienstplangestaltung vornehmen, handeln Sie Ihrem Weisungsrecht entsprechend. Maßgeblich sind dabei die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), die betrieblichen Regelungen und anwendbaren Tarifverträge beziehungswiese Arbeitsverträge. Falls dem ArbZG zuwidergehandelt wird, ist dies eine Ordnungswidrigkeit und zieht gemäß § 22 ArbZG ein Bußgeld nach sich.

Tipps, wie Sie einen Dienstplan richtig schreiben:

Vorteile für Mitarbeiter durch Online-Dienstplaner

Arbeitnehmer mittels analogen Methoden in die Dienstplangestaltung einzubeziehen, kann zu Konflikten führen, denn die Vorstellungen eines jeden bezüglich seines Einsatzes werden auf diese Weise kaum zufriedengestellt.

Hingegen sorgt es insgesamt für mehr Gerechtigkeit, mit einem Online-Dienstplaner wie dem Schichtplaner Plus zu arbeiten, denn ein solches System:

  • ermöglicht Ihnen als Chef oder Schichtleiter, mit den Mitarbeitern alle Arbeitszeiten und Bereitschaften abzustimmen.
  • verkürzt die Kommunikationswege auf effiziente Weise. Durch die Bekanntgabe des Online-Dienstplaners setzen Sie alle Beteiligten automatisch in Kenntnis und müssen nicht jeden einzeln ansprechen oder -mailen. Außerdem erlaubt das Tool Mitarbeitern, sich selbst auf Schichten zu bewerben und Abwesenheiten einzugeben, das macht alle zufriedener.
  • erlaubt Teammitgliedern, auf Schichtpläne zuzugreifen und legt für sie alle wichtigen Abläufe offen. Außerdem verstehen die Mitarbeiter die gesamte Planung in der Firma so weitaus besser.

Drei gute Gründe für einen Online-Dienstplaner

  1. Ein besonders überzeugender Vorteil dieser Form der Dienstplangestaltung ist schlicht und ergreifend: enorme Zeitersparnis. Die Anwender sparen viel Zeit und Mühe und handhaben alle Eingaben flexibel. So erlaubt ein Online-Dienstplaner Ihnen, anhand der benutzerfreundlichen Oberfläche innerhalb kurzer Zeit Schicht- und Dienstpläne aufzusetzen und an Ihr Team zu vermitteln.
  2. Eine solche Lösung bietet unterschiedliche Ansichten und lässt Sie schnell erkennen, ob Sie alle Schichten mit genügend Mitarbeitern besetzt haben beziehungsweise wer verfügbar ist. Änderungen werden in Echtzeit angezeigt.
  3. Ein Online-Dienstplaner entspricht allen gesetzlichen sowie den DSGVO-Anforderungen bei voller Funktionalität. Ebenso generiert er Datensicherung und Back-ups.

Mitarbeiter sinnvoll einbinden in die Erstellung von Online-Dienstplänen

Dienstplangestaltung wird in Ihrer Firma schnell zum leidigen Thema, wenn Sie diese Aufgabe per „Zettelwirtschaft“ oder Excel stemmen. Zeitgemäß vorzugehen sieht anders aus: Hier bieten sich Online-Dienstplaner wie der Schichtplaner Plus an, die Ihr Budget schonen und einfach zu handhaben sind, denn sie stehen nach Ihrer Registrierung beim Anbieter und dem Bestellvorgang des gewünschten Tools einfach und schnell über das Internet bereit.

Kurz darauf werden Sie dank vieler digitaler Funktionen erfahren, wie leicht und übersichtlich es ist, einen Dienstplan online zu erstellen und an Ihre Mitarbeiter zu vermitteln beziehungsweise sie darin einzubeziehen. Ein Online-Dienstplaner schenkt Ihnen kostbare Zeit, die Sie anderweitig für Ihre Firma nutzen können, fährt Ihre Kosten herunter und schafft Transparenz und Zufriedenheit im Team.