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Drei digitale Maßnahmen zur Bewältigung von Bürokratie im Handwerk

Von Neuigkeiten
Unternehmer aus dem Klein- und Mittelstand zieht Akten aus dem Büroregal und bearbeitet parallel im Online-Tool, um Bürokratielast zu verringern. Lesedauer: 4 Minuten

Der hohe Bürokratieaufwand im Handwerk zwingt besonders kleine Betriebe in die Knie. “Durch Überregulierung leidet das Kerngeschäft” – so der Konsens in den Gewerken und Verbänden. Gefordert sind ein konsequentes Umdenken und der Einsatz von effektiven Maßnahmen zum Bürokratieabbau. Glücklicherweise kann die Digitalisierung und der Einsatz digitaler Hilfsmittel seinen Teil zum Bürokratieabbau im Handwerk beitragen bzw. die Bürokratielast lindern. Doch welche digitalen Helfer entlasten wirklich im Umgang mit Bürokratie?

Die Bürokratie im Handwerk bewältigen – eine Gratwanderung

Gerade erst hat die Bundesregierung den Jahresbericht zum Bürokratieabbau veröffentlicht, doch im Handwerk ist von den Maßnahmen kaum etwas zu spüren. Im Gegenteil: Die Bürokratisierung im Handwerk hat sogar einen äußerst kritischen Punkt erreicht. Denn die Belastung nimmt eher zu als ab, was – so der allgemeine Konsens – an schwer verständlichen Gesetzen und deren nicht einheitlicher Anwendung liegt, aber auch den immer umfangreicher werdenden Vorschriften.

Arbeitsstätten- und Verbraucherschutz, Dokumentationspflichten und komplizierte Formulare zwingen immer mehr Inhaber ständig an den Schreibtisch. Die Zeit für die Werkstatt fehlt, was vor allem in kleinen Betrieben mit geringer Personalstärke zu einem Mammutprojekt ausartet. Gerade hier müssen für den Bürokratieabbau entsprechende Maßnahmen her, fordern Handwerkskammern und UnternehmerInnen. Denn als unmittelbare Folge – so der Gesamttenor – verleide die Bürokratie auch dem Nachwuchs die Lust auf Selbständigkeit und verschärfe den Fachkräftemangel. Selbst die Übernahme elterlicher Betriebe mit Stammkunden wird zunehmend abgelehnt. In diesen Tagen weht im selbsternannten Gründerland Deutschland daher statt frischem Wind allenfalls ein laues Lüftchen.

Bürokratieabbau im Handwerk geht schleppend voran

In Berlin sind die Sorgen im Handwerk bekannt. Geplant ist, schnell ein drittes Bürokratieentlastungsgesetz zu verabschieden, damit Betriebe wieder Freiraum erhalten. Auch verwaltungstechnische Umstellungen sollen zukünftig erleichtert werden. Im Bundeskanzleramt brüstet man sich derweil mit einem erfolgreichen Jahr 2019 für den Bürokratieabbau. Die Entlastung von Unternehmen in Zahlen beträgt 129 Millionen Euro netto. Das Handwerk merkt davon bislang noch nichts bzw. nicht viel. Denn neue Gesetze und Vorschriften müssen laufend umgesetzt und befolgt werden. Vor allem das EU-Recht stellt sich immer wieder als Fallstrick heraus.

Aktuell laufen Verhandlungen in den zuständigen Ministerien, bei denen folgende Themen besprochen werden:

  • Verringerte Aufbewahrungsfristen
  • Weniger Dokumentationspflicht beim Mindestlohn
  • Erleichterte Statistikpflichten

Konkret ist noch nichts, denn wann das Bürokratieentlastungsgesetz III ins Kabinett geht, ist noch vollkommen unklar.

Maßnahmen zum Bürokratieabbau: Drei effektive Online-Helfer

Wenn der Abbau von Bürokratielasten durch politische Maßnahmen ausbleibt bzw. sich verzögert, muss die konkrete Bewältigung von Bürokratie im Handwerk eben verstärkt in Eigenregie gestemmt werden, um die Last zu lindern und sich wieder verstärkt dem eigentlichen Geschäft widmen zu können. Vor allem im digitalen Bereich finden sich für den Bürokratieabbau verschiedene Maßnahmen, die in Folge beispielhaft vorgestellt werden.

1. Online-Arbeitszeitplanung

Die meisten Betriebe erstellen ihre Dienst- und Schichtpläne mit Microsoft Excel. Eine Person erledigt alles am PC. Am Ende muss alles per Mail an jeden Beschäftigten weitergeleitet werden. Korrekturen bedeuten in der Regel handschriftliche Einträge, was Mehrarbeit verursacht. Nebenabsprachen von Mitarbeitern werden separat getroffen und fallen aus der Software-Dokumentation heraus, was es erschwert, den Plan aktuell zu halten. Außerdem können in Excel keine weiteren, wichtigen Angaben wie Verfügbarkeit und Abwesenheit von Mitarbeitern oder eine Verknüpfung zu einer Stempeluhr eingegeben werden. Die Pläne werden oft zu PDF-Dateien formatiert, was die Lesefreundlichkeit erschwert.

Zu einer sinnvollen Maßnahme zum Bürokratieabbau zählt daher die Umstellung auf eine reine Online-Arbeitszeitplanung. Zum Bearbeiten und Einsehen ist nur eine Internetverbindung erforderlich. Der Arbeitsplan selbst kann sogar auf mobilen Endgeräten geöffnet werden.

Die folgenden Funktionen einer Online-Arbeitszeitplanung zeigen, wie der Bürokratieabbau im Handwerk effektiv vorangetrieben wird:

1. Browserunabhängige Nutzung: Das Programm läuft auf jedem Betriebssystem und erfordert keine zusätzliche Installation.

2. Leichte Bedienbarkeit: Aufbau und Navigation sind selbsterklärend, zeitaufwändige Schulungen entfallen, ein Tutorial genügt zur Einarbeitung.

3. Zusätzliche Tools: Zu den wichtigsten Features der Bürokratieabbau Maßnahmen gehören bei diesen Programmen Arbeitszeitkonto, Zeiterfassung und Urlaubsplanung – die Datenverarbeitung fasst Informationen zu jedem Mitarbeiter zusammen.

4. Datenschutz: Die Konformität mit DSGVO ist automatisch gegeben.

Ein Programm, das all das kann, erfordert keine großen Investitionen. Wer mit einem Online-Arbeitszeitplaner Zeit und Energie sparen will, zahlt für den Pylot Schichtplaner Plus gerade einmal 3,50 Euro im Monat – inklusive App für die Mitarbeiter.

2. Digitale Zeiterfassung

Ein weiterer Zeiträuber, der mit viel bürokratischem Aufwand verbunden ist, stellt die Erfassung von Arbeitszeiten dar. Neben der Zeiterfassung mit Excel sind sogar noch die alten Stempeluhren oder sogar Zettel und Stift im Einsatz. Die Lösung stellt eine digitale Zeiterfassung mit einer Online-Stempeluhr dar. Bei der Online-Zeiterfassung im Tool “Schichtplaner Plus” von Pylot tippen die Mitarbeiter zu Schichtbeginn oder -ende einfach ihren fünfstelligen PIN-Code auf Computer oder Tablet ein. Die Soll- und Ist-Zeiten werden direkt im System angezeigt, was Überstunden leicht identifizierbar macht. Die Erfassung von Pausenstempeln ist parallel möglich. Das smarte System ermöglicht zudem eine digitale Urlaubszeitplanung.

Auch die Kommunikation wird durch die digitale Zeiterfassung erleichtert. Denn nicht jeder Angestellte nimmt es so genau mit den Arbeitszeiten, was zwischen Chef und Mitarbeiter oft für Zündstoff sorgt. Die von der digitalen Zeiterfassung gelieferten Daten über den Ablauf des Arbeitsalltags geben eine faire Diskussionsgrundlage. Einerseits kann der Chef so Pausenzeiten leicht kontrollieren. Auf der anderen Seite zeigen die Berichte auch, wer besonders engagiert bei der Arbeit ist.

3. Online-Verzeichnisse für mehr Sichtbarkeit im Internet

Früher suchten die Kunden im Telefonbuch nach einem Handwerker, heute informieren sie sich im Internet. Acht von zehn Kunden finden den Weg in einen Betrieb über das Netz. Doch die Daten in den Verzeichnissen und Suchmaschinen wie Google, Yelp, Gelbe Seiten und Yext sowie die regionalen Branchenverzeichnisse wollen gefüttert und gepflegt werden. Das bringt am Ende zwar Kunden, kostet aber Zeit, die im Kerngeschäft fehlt. Da die Kunden selbst Bewertungen und Rezensionen schreiben können, müssen Betriebe immer im Blick haben, was im Netz passiert.

“Firmeneintrag Plus” ist eine digitale Lösung, mit der sich alle relevanten Online-Branchenverzeichnisse (über 40) auf einmal managen lassen. Ändern sich Daten wie Adresse oder Öffnungszeiten, müssen diese nur einmal eingepflegt werden. Das System aktualisiert automatisch alle angeschlossenen Verzeichnisse. Auf Rezensionen kann zeitnah reagiert werden und zudem liefert das System wertvolle Kennzahlen wie oft Kunden nach einem Unternehmen suchen. Diese zeitsparende Verwaltung ist eine der besten Marketing-Maßnahmen, wenn es um die Linderung der Bürokratielast geht, weil manuelle Maßnahmen wie das Betreiben von vielen verschiedenen Verzeichnis-Accounts vermieden werden.

Abbau von Bürokratielasten – Mut zu mehr Digitalisierung im Handwerk

Die Überregulierung trifft Handwerkbetriebe hart. Statt die Hände in den Schoß zu legen sollten Unternehmen auch eigenständig Wege suchen, wie Bürokratielast in ihrem Unternehmensalltag reduziert werden kann. Luft zum Atmen kann zum Beispiel durch die Inanspruchnahme von digitalen Helfern entstehen. Denn damit lassen sich betriebliche Belastungen im Handwerk ganz einfach reduzieren. Im Gegensatz zu den konventionellen Hilfsmitteln ist die Handhabe leicht erlernbar und der finanzielle Aufwand hält sich in Grenzen. Das Ergebnis ist ein Bürokratieabbau im Handwerk, der im Alltag spürbare Entlastung bringt.