Was Kleinunternehmer über die Umstellung auf E-Rechnungen wissen müssen

Von Finanzen
E-Rechnungen Lesedauer: 3 Minuten

Die öffentliche Verwaltung treibt die Digitalisierung mit verschiedenen Maßnahmen immer weiter voran. Im Rahmen dieser Bemühungen wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für alle Unternehmer, die vom Bund beauftragt werden, ab dem 27. November 2020 zur Pflicht. Damit wird die letzte Stufe des E-Rechnungsgesetzes in Kraft treten. Die Länder und Kommunen müssen elektronische Rechnungen schon seit dem 18. April 2020 annehmen.

Diese Umstellung stellt für viele Unternehmer eine Herausforderung dar, denn laut einer Umfrage von Bitkom erstellt derzeit noch etwa ein Drittel Rechnungen überwiegend oder gar ausschließlich in Papierform. Eine Rechnung als PDF gilt nicht als E-Rechnung, für eine E-Rechnung ist ein bestimmtes Format vorgeschrieben. Der folgende Artikel gibt Ihnen einen genauen Überblick darüber, was Sie als Kleinunternehmer beim Thema E-Rechnung beachten sollten.

Was sind E-Rechnungen?

Bei E-Rechnungen handelt es sich nicht um Rechnungen, die im PDF-Format per E-Mail verschickt werden. Vielmehr müssen E-Rechnungen die folgenden zwei Bedingungen erfüllen:

1. Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.

2. Das Format ermöglicht eine automatische und digitale Verarbeitung der Rechnung.

Das ist wichtig, denn eine E-Rechnung sollte einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch gewährleisten. Der Rechnungsempfänger kann demnach die strukturiert empfangenen Rechnungsinhalte ohne zusätzliche Zwischenschritten wie ORC-Texterkennung in seinem Rechnungssystem elektronisch weiterverarbeiten.

Warum wurden E-Rechnungen eingeführt?

E-Rechnungen wurden in ganz Europa durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU etabliert, die am 26. Mai 2014 in Kraft getreten ist. Durch diese Richtlinie soll der Handel im europäischen Binnenmarkt weiter gefördert werden. Die Verwaltungen der Mitgliedsstaaten sollen dadurch in die Lage versetzt werden, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. In vielen EU-Ländern wie Österreich, Italien und Spanien gab es bei der Umsetzung keine Probleme. E-Rechnungen gehören dort schon seit vielen Jahren zum Standard.

In Deutschland geht man davon aus, dass die Verpflichtung, ab dem 18. April 2020 bzw. dem 27. November 2020 ausschließlich elektronische Rechnungen bei Behörden einzureichen, der gesamten Wirtschaft einen starken Impuls geben wird. So sollen künftig auch B2B-Marktteilnehmern von den zahlreichen Vorteilen der E-Rechnung profitieren. Elektronische Rechnungen vereinfachen und beschleunigen die Rechnungsstellung und -verarbeitung. Außerdem sparen Unternehmen Zeit sowie Papier- und Portokosten und schonen dabei auch noch die Umwelt, weil sie weniger Papier verbrauchen und Transportwege wegfallen.

Was muss bei der Erstellung von E-Rechnungen beachtet werden?

Elektronische Rechnungen müssen neben den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen, die jede Rechnung enthalten muss, auch weitere Pflichtangaben aufweisen. Dazu zählen:

  • Leitweg-Identifikationsnummer
  • Bankverbindung
  • Zahlungsbedingungen
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Falls vorhanden, sollte der Rechnungssteller auch die Lieferanten- und die Bestellnummern mit in die elektronische Rechnung aufnehmen.

Außerdem müssen E-Rechnungen den in Deutschland geltenden Rechnungsstandards XRechnung 1.2 oder ZUGFeRD 2.0 Comfort entsprechen, wobei sich die XRechnung als Standard auf den nationalen Plattformen etabliert hat. Die Umstellung auf eine einheitliche Datenstruktur war dringend notwendig, um für mehr Sicherheit und Transparenz zu sorgen und den bürokratischen Aufwand abzubauen. Neben effizienteren Verwaltungsprozessen überzeugt das neue System auch mit einer positiveren Nachhaltigkeitsbilanz.

Für den Empfang von E-Rechnungen haben die zuständigen Behörden gemäß des Onlinezugangsgesetzes (OZG) spezielle Systeme eingerichtet. Für den Bund hat das das Bundesinnenministerium zusammen mit der Bundesdruckerei die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) entwickelt. Die Plattform kann beispielsweise vollautomatisch Rechnungen von registrierten Absendern empfangen, die bei PEPPOL registriert sind. Auftragnehmer können über die Plattform E-Rechnungen im Internet erstellen und direkt an die jeweiligen Behörden übermitteln. Selbstverständlich ist es auch möglich, E-Rechnungen auf die Plattform hochzuladen oder per E-Mail zu senden.

Worauf kommt es für Kleinunternehmer bei der Umstellung auf E-Rechnungen an?

Die beiden zugelassenen Formate XRechnung 1.2 und ZUGFeRD 2.0 Comfort stehen gleichberechtigt nebeneinander. Jeder Auftragnehmer kann daher selbst entscheiden, welches Format er verwenden will. So wird insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen die Erstellung von E-Rechnungen erleichtert. Bei der Rechnungsverwaltung bietet es sich insbesondere auch für Kleinunternehmer an, auf Online-Tools wie “Eingangsrechnungen” von Pylot zurückzugreifen.

Wie bereits erwähnt dürfen ab dem 27. November dieses Jahrs nur noch E-Rechnungen bei öffentlichen Stellen eingereicht werden. Unternehmer, die für Behörden arbeiten, sind auch im Unterschwellenbereich dazu verpflichtet, eine E-Rechnung zu erstellen. Ausnahmen von dieser Pflicht werden nur in den folgenden Fällen gewährt:

  • Direktvergaben bis zu einem Auftragswert von 1.000 €
  • Sicherheitsrelevante Aufträge mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten
  • Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes

E-Rechnungen statt Papierberge – der Weg zum papierlosen Büro

Häufig klingen technische Umstellungen komplizierter, als sie tatsächlich sind. Mithilfe von praktischen Online-Rechnungstools lassen sich diese im Handumdrehen bewältigen. Dann werden die Vorteile der E-Rechnungen auch für Sie überwiegen. Denn E-Rechnungen werden Ihren Arbeitsaufwand und die Kosten für die Rechnungslegung erheblich senken. Hinzu kommt, dass elektronische Rechnungen deutlich schneller bezahlt. Aus diesen Gründen nutzen viele Unternehmen das elektronische Verfahren bereits jetzt schon erfolgreich.

Hinweis: Obwohl es unser Anspruch ist, Sie ausführlich über E-Rechnungen zu informieren, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung zu Ihrem persönlichen Fall darstellt.

Wollen Sie mehr für ein papierloses Büro tun?