Eingangsrechnungen digital verwalten

Von Finanzen
Wie Online-Lösungen Ihnen helfen Ihre Eingangsrechnungen zu verwalten. Lesedauer: 3 Minuten

Zahlreiche kleine und mittelständische Unternehmen stemmen nach wie vor Papierberge, wenn es darum geht, Eingangsrechnungen zu verwalten. Doch damit belasten sich die Unternehmen unnötig. Wobei sich gleichzeitig der Trend verstärkt, auf die digitale Archivierung von Eingangsrechnungen, sprich online-basierte und kostengünstige Anwendungen für Eingangsrechnungen, zu setzen. Clevere Systeme dieser Art sind GoBD* konform und räumen dank automatisierter Prozesse auf mit dem manuell zu bewältigenden Papierwust.

Ständig gehen bei Firmen Rechnungen für erhaltene Waren oder Leistungen von Anbietern ein, entweder digital oder als Papierdokument – das sind die Eingangsrechnungen. Wichtig zu wissen ist, dass das 2011 in Kraft getretene Steuervereinfachungsgesetz digitale Rechnungen und solche in Papierform rechtlich auf dieselbe Stufe gestellt hat. Ferner müssen Eingangsrechnungen als gesetzliche Buchhaltungsbelege Mindestangaben aufweisen. In der Buchhaltung bedeutet jede Eingangsrechnung eine weitere Verbindlichkeit, wobei man Verbindlichkeiten im Fachjargon Kreditoren nennt.

Starker Trend zur digitalen Archivierung von Eingangsrechnungen

Einer Studie von ibi research (Universität Regensburg) zufolge ziehen über 50 Prozent der Firmen es mittlerweile vor, beim Verwalten der Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen digital zu arbeiten – wodurch die Forscher einen Zuwachs der Digitalisierung von 20 Prozent im Vergleich zu 2015 festgestellt haben.

Augenfällig bringt das elektronisch basierte Vorgehen viele Pluspunkte, darunter:

  • Eingangsrechnungen zu verwalten erfolgt in digitaler Form unabhängig vom Ort und ist einfach zu handhaben.
  • Der Anwender gibt weitaus weniger für Büromaterial aus, Porto- und Druckkosten entfallen.
  • Der Arbeitsaufwand verringert sich, weil der Anwender zum Beispiel nicht mehr die Post aufsuchen muss.
  • Es schont die Umwelt, auf diese Weise Eingangsrechnungen zu verwalten.
  • Transportwege und Liegezeiten fallen kürzer aus, wodurch Skontovorteile effektiv nutzbar sind.

Wichtig beim digitalen Verwalten von Eingangsrechnungen

Zu beachten ist bei der digitalen Archivierung von Eingangsrechnungen unter anderem, dass diese in demselben Format abgelegt werden, in dem sie eingegangen sind. Falls Sie das Format abändern, müssen Sie dennoch die Originaldatei vorhalten. Bei verschlüsselten Dateien ist zu gewährleisten, dass diese wieder zu entschlüsseln sind. Bezüglich der Aufbewahrungsfristen bei Eingangsrechnungen diktiert § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) den Unternehmen zehn Jahre, unabhängig vom verwendeten elektronischen Format. Ein sinnvoller Tipp für das elektronische Verwalten der Eingangsrechnungen ist auch das zusätzliche Abspeichern.

Bezüglich GoBD* ist anzumerken: „Die neuen GoBD gelten ab 1. Januar 2020 und ersetzen die GoBD vom 14. November 2014. […] Sie sind für Unternehmen von großer Bedeutung, denn sie beschreiben, welche Anforderungen an eine moderne Buchführung gestellt werden.“ Es empfiehlt sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, sich über den aktuellen Stand dieser Bestimmungen zu informieren.

Weiterlesen: So archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD konform und prüfungssicher

Eingangsrechnungen verwalten: Machen Sie sich’s leicht

Welchen Mehrwert liefert Ihnen als Inhaber und Ihrem Team eine Lösung zur digitalen Archivierung von Eingangsrechnungen beziehungsweise für das Kreditorenmanagement?

Belege scannen:

  • Per Smartphone-App entwischt Ihnen oder Ihren Mitarbeitern auch unterwegs keine Eingangsrechnung in Papierform mehr, da Sie diese schnell ortsunabhängig erfassen und automatisch hochladen. So effizient Eingangsrechnungen zu verwalten, ist besonders im Außendienst ein Gewinn.
  • Offline – ohne Internetzugang – scannen funktioniert ebenfalls. Wenn Sie wieder online sind, werden die Belege automatisch auf Ihr Konto übermittelt.
  • Die App einer solchen Lösung entspricht den Bestimmungen der Finanzverwaltung in puncto ersetzendes Scannen. Dies hat den Vorteil, dass Sie die gescannten Belege entsorgen können, denn Sie müssen die Originale nicht vorhalten. Da Sie die Eingangsrechnungen in der Anwendung gespeichert haben, stehen Sie Ihnen jederzeit zum Abruf bereit.

Eingangsrechnungen verwalten:

  • Sie können Eingangsrechnungen an eine zentrale E-Mail-Adresse senden, wobei die eigentlichen Absender dennoch zu erkennen sind – die korrekte Zuordnung wird gewährleistet. Als weitere Option können die Rechnungen direkt an Ihr Konto gehen.
  • Es ist eine zentrale Belegverwaltung integriert, die alle Rechnungen vorhält. Sie können online alle Belege nach Bedarf ordnen und finden jederzeit schnell das Gesuchte.
  • Es stehen unterschiedliche Darstellungsweisen bereit. So können Sie Eingangsrechnungen z. B. nach Monaten oder als Liste anschauen.
  • Falls Sie mittels Cloudlösung (Dropbox, Google Drive oder Ähnliches) Eingangsrechnungen verwalten, können die Belege auch von dort an die digitale Anwendung fürs Kreditorenmanagement übermittelt werden beziehungsweise alle erforderlichen Daten werden vom System übernommen.

Belegversand an Buchhaltung und andere Stellen:

  • Eingangsrechnungen an ein Buchhaltungssystem (etwa DATEV), Ihren Steuerberater oder an eine andere Anwendung zu übermitteln, funktioniert mit einer effizienten Online-Lösung ebenfalls einfach.
  • Bei Bedarf verschicken Sie erfasste Eingangsrechnungen auch per E-Mail oder veranlassen, dass diese auf einem FTP- oder WebDav-Server abgelegt werden.

Komfortabel Eingangsrechnungen verwalten

Wenn Anwender, insbesondere aus kleinen und mittelständischen Unternehmen, Eingangsrechnungen verwalten und dabei auf Papier und manuelles Vorgehen setzen, kostet sie dies unnötige Mühe, die heutzutage niemand mehr auf sich nehmen muss. Hier bieten Online-Lösungen für die digitale Archivierung von Eingangsrechnungen und das Kreditorenmanagement einen komfortablen Ansatz. Beim Umstieg auf die digitale Verwaltung von Eingangsrechnungen gilt es, gesetzliche Bestimmungen zu beachten, darunter die GoBD* und die Aufbewahrungsfrist – doch auch dabei unterstützen digitale Lösungen, die zugleich gesetzeskonform sind. Diese Anwendungen überzeugen durch ein Bündel an Vorteilen, wie automatisierte Prozesse, schnelleres, auch mobiles Arbeiten, Kosteneinsparungen, Kompatibilität mit vielen anderen Systemen, Auswertungsoptionen und einiges mehr.

*GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

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