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Wie Sie als Kleinunternehmer die GoBD in den Griff bekommen

Von Finanzen
Wie Sie als Kleinunternehmer die GoBD in den Griff bekommen Lesedauer: 3 Minuten

In puncto unternehmerische Pflichten haben Sie im Kleingewerbe – etwa als Existenzgründer, Selbstständiger oder Freiberufler – weniger Verwaltungsaufwand als die „Großen“ und unterliegen nicht so vielen Bestimmungen. Allerdings lassen die seit einigen Jahren geltenden GoBD Kleinunternehmer nicht außen vor, wobei GoBD die Abkürzung ist für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

GoBD und Kleinunternehmer: Was gilt bezüglich Buchführung?

Für Kleinunternehmer gelten bezüglich der Buchführung nur die Vorschriften im §4 Abs. 3 EstG (Vereinfachte Buchführung). Dennoch, wie bereits erwähnt, greifen die GoBD im Kleingewerbe.

„Lediglich bei Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln […], ist das Finanzamt angewiesen, die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (GoBD Rz. 15).“

Aufzeichnungen sind gemäß GoBD sämtliche „dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion (z. B. Datenträgern)“. Zum Thema GoBD und Kleinstunternehmen sollten Sie sich bei Bedarf weiter informieren

Fehlannahmen in puncto GoBD und Kleinunternehmer

Nur Firmen mit Buchführungspflicht müssen GoBD folgen.

Das stimmt nicht. „Bedeutet: Rechnungen, die der Unternehmer [sprich Kleinunternehmer] versendet und solche, die er bekommt, muss er genauso aufheben, um seine Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen, wie der Bilanzierer.“

Alle Belege sind zu digitalisieren.

Nein, Sie können auch weiterhin Papierquittungen vorhalten, wobei diese kontiert werden müssen. Allerdings schwindet die Papierform bekanntlich immer mehr.

„Im Grunde kommt damit eigentlich niemand mehr um die Digitalisierung und die Anwendung der GoBD herum. Und das hat auch Vorteile: Wer sich an die GoBD hält, wird höchstwahrscheinlich keine Probleme mit dem Betriebsprüfer bekommen. Wer dagegen Papierbelege verwendet, bei dem schaut das Finanzamt vermutlich viel genauer hin.“

Aufgrund der GOBD dürfen alle Papierbelege im Papierkorb landen.

Auf Wunsch können Sie das Gros Ihrer Belege wegwerfen, dann müssen Sie jedoch stets gewährleisten, dass die Originalquittungen korrekt digitalisiert und vorgehalten werden. Ferner müssen Sie manche Belege immer im Original aufbewahren – hierzu sollten Sie sich weiter informieren.

GoBD sind quasi ein Gesetz.

Nein, es sind nur Grundsätze. Allerdings ist eine seit Jahren gültige Rechtsprechung in die GoBD eingeflossen.

Man muss seine Belege innerhalb von zehn Tagen buchen.

Nein, die GoBD diktieren jedoch, Belege innerhalb von zehn Tagen ordentlich zu erfassen und abzulegen, Verbuchung bedeutet dies nicht. Es genügt, dass Sie Quittungen etc. scannen oder per Fotografieren ablichten und im Computer so speichern, dass Ordnung herrscht. Dazu dient eine fortlaufende Nummerierung von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen oder das Vorhalten in separaten Ordnern.

Prinzipien der GoBD für Kleinunternehmer

Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit

Diese Anforderung bezieht sich auf sämtliche Buchungen und Belege, sie müssen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Sie alle Geschäftsereignisse erläutern und belegen können.

Eine Verfahrensdokumentation für die Arbeit mit elektronischen Belegen ist erforderlich, um nachweisen zu können, dass „die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.“

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben eine Muster-Verfahrensdokumentation erstellt, siehe dazu: https://www.haufe.de/steuern/kanzlei-co/muster-verfahrensdokumentation-zur-belegablage_170_325034.html.

Vollständigkeit, Korrektheit

Es gilt, alle aufzeichnungspflichtigen Quittungen, Rechnungen, relevanten E-Mails etc. korrekt bereitzuhalten.

Ordnung, Auffindbarkeit

Sämtliche Belege sollten Sie einfach und schnell zur Hand bzw. digital vor Augen haben können, auch müssen Sie diese vor Verlust sichern.

Unveränderbarkeit

Alle Unterlagen sollten Sie so vorhalten, dass sie im Nachhinein nicht zu verändern sind, hier hilft eine revisionssichere Software.

Zugriff fürs Finanzamt

Sie können dem Finanzamt direkten Zugriff auf Ihre Software einrichten oder die Daten z. B. via Datev übermitteln.

Ende 2014 traten die GoBD in Kraft, seit 1. Januar 2020 hat sich unter anderem geändert: Unternehmer dürfen Belege per Smartphone abfotografieren, auch im Ausland; Cloud-Lösungen sind als Archive für die Buchführung zulässig, und im gewissen Rahmen darf eine Belegkonvertierung erfolgen, sodass Unternehmer die Originalformate nicht vorhalten müssen.

Online-Lösung toppt GoBD-Software für Kleinunternehmer

Müssen Kleinunternehmer GoBD-Software einsetzen, um alle Vorgaben zu erfüllen?

Nein, zumal dies kostspielig werden kann, wobei eine digitale Arbeitsweise grundsätzlich dem Papieraufwand vorzuziehen ist. Dabei reicht es jedoch nicht, PDF-Dateien in Ordner auf Ihrem Computer zu packen. Es gilt, alle Unterlagen für eine eventuelle Prüfung vonseiten des Finanzamts so vorzuhalten, dass diese leicht zu finden und schnell und effektiv durchsehbar sind. Ein guter Tipp ist, eine effiziente Online-Lösung anzuwenden.

Weiterlesen So archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD konform

Anstelle teurer Software bietet sich eine kostengünstige Online-Lösung an, u. a. mit diesen Nutzenaspekten bezüglich GoBD und Kleinunternehmer:

  • Praktisches Archivieren und Verwalten aller Unterlagen
  • Leichtes Scannen von Rechnungen per Belegscanner
  • Darstellung nach Monaten, Kachelansicht oder Listenansicht
  • Benutzerfreundlichkeit: Per Browser rufen Sie ein Dashboard auf und können alle Unterlagen einfach ordnen.
  • In einem Vorgang mehrere Rechnungen bearbeiten
  • Abgleich mit Buchhaltungssoftware, etwa Datev
  • Kostenauswertung
  • Leichtere Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater

Wie die Aufwände für GoBD als Kleinunternehmer gering halten

GoBD für Kleinunternehmer: ein weiteres Thema, das bürokratischen Mehraufwand anzudrohen scheint. Auch als Kleingewerbe-Inhaber obliegt es Ihnen, sich mit den GoBD und ihren Grundsätzen im Einzelnen zu befassen – schließlich möchten Sie Ihre Unterlagen gesetzeskonform vorhalten. Auch im Kleinstunternehmen ist GoBD ein zu befolgendes Thema. Verlieren Sie sich beim Ordnen und Vorhalten Ihrer Unterlagen aber nicht im Papieraufwand, das ist weder zeitgemäß noch effektiv. Wobei teure GoBD-Software bei Kleinunternehmern keineswegs auf der Einkaufsliste stehen muss.

Bevorzugen Sie eher eine Online-Lösung, die Ihr Budget schont, für die Sie sich im Handumdrehen registrieren und die im Sinne der GoBD Ihre Verwaltung in einen sicheren Hafen bringt.