So archivieren Sie Ihre Rechnungen GoBD konform

Von Finanzen
Mithilfe GoBD konformer Software und praktischen Online Lösungen lassen sich REchnungen gesetzeskonform verwalten und archivieren. Lesedauer: 4 Minuten

Kleinere und mittlere Unternehmen sowie alle anderen Firmen unterliegen der Pflicht zur GoBD konformen Archivierung von Eingangs- und AusgangsrechnungenGoBD bedeutet: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Laut dieser Regelungen müssen die Unternehmen digital erzeugte Geschäftsbelege über zehn Jahre oder länger unveränderbar in elektronischer Form vorhalten. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung eingegangen ist oder versandt wurde – deshalb heißt es „oder länger“. Nicht elektronisch geführte Archivierungssysteme sind nicht GoBD konform, daher empfiehlt sich der Einsatz einer effizienten digitalen Lösung, etwa einer Online-Anwendung.

Weiterlesen: Wie Sie als Kleinunternehmer die GoBD in den Griff bekommen

Wichtigste Prinzipien der GoBD-Archivierung

Unveränderbarkeit: Um GoBD konform zu arbeiten, darf ein Anwender keine Buchung verändern – zu vermeiden ist, dass nicht mehr erkennbar ist, was ursprünglich in der Buchung stand. Hierzu ist es ratsam, eine GoBD konforme Software zu nutzen. Ändert der Anwender etwas, muss dies festzustellen sein. Originale sind weiter vorzuhalten.

Nachvollziehbarkeit: Jedes Geschäftsereignis und jedes Buchführungsdetail muss der Prüfung durch einen Sachverständigen standhalten. Geschäftsereignisse sind sämtliche rechtlichen und wirtschaftlichen Vorfälle, die während eines definierten Zeitraums die Vermögenssituation einer Firma belegen oder Einfluss darauf ausüben (wie Rechnungen und Übertragungsurkunden).

Korrektheit, Vollständigkeit und Ordnung: Geschäftsereignisse sind korrekt, vollständig und ordnungsgemäß nachzuhalten. Dazu sollte ein Unternehmen eine systematisch geführte, transparente und eindeutige Buchung führen. „Eine Ausnahme vom Grundsatz der Vollständigkeit besteht nur dann, wenn nachgewiesen werden kann, dass das Aufzeichnungssystem technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist.“

Internes Kontrollsystem: Die Vorgaben der GoBD-Archivierung diktieren, ein internes Kontrollsystem einzusetzen, um alle Grundsätze und steuerrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Wie Anwender hier vorgehen, richtet sich nach der Beschaffenheit der unternehmerischen Tätigkeit sowie der firmeneigenen IT-Systeme.

GoBD konformes Vorgehen überarbeitet

Erstmals traten die GoBD Ende 2014 in Kraft, seit 1. Januar 2020 gelten unter anderem diese Änderungen:

  • Es ist erlaubt, mit Mobilgeräten (Smartphones) abfotografierte Belege zu nutzen – diese werden nun ebenso akzeptiert wie auf stationären Geräten erstellte Scans. Diese Regelung bezieht sich auch auf das Ausland.
  • Anwender dürfen Cloud-Lösungen als Archivefür die Buchführung einsetzen.
  • Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, ist eine Konvertierung der Belege in Ordnung und die Originalformate müssen dann nicht abgespeichert werden.

Bezüglich der GoBD-Änderungen ist es ratsam, sich näher zu informieren.

GoBD-Archivierung und gängige Dateiformate

Des Weiteren „werden auch an die digitalen Aufbewahrungssysteme hohe Anforderungen durch die Finanzbehörden gestellt. Einfach alle PDF-Dateien in einem PC-Ordner ablegen, genügt nicht. Vielmehr muss ein Dateiverwaltungs- und Datenmanagementsystem eingesetzt werden, das den Grundsätzen der GoBD genügt. […] Egal, ob die Rechnung in Word, Excel oder einem anderen Programm generiert wird, muss sie ebenfalls gemäß GoBD unveränderbar gespeichert werden“.

Zudem sollten Anwender beachten, dass sie alle Dokumente revisionssicher abspeichern, damit diese im Fall einer Prüfung durch die Finanzbehörde aufzufinden und transparent einsehbar sind.

Vorteile von GoBD-Online-Lösungen

Grundsätzlich können Sie nur gewinnen, indem Sie Rechnungen digital beziehungsweise online archivieren, denn:

  • Sie verwalten alle Rechnungen zu jeder Zeit und wo immer Sie sind – und das natürlich automatisiert.
  • Sie senken Ihre Kosten für Büromaterial und Drucken und sparen sich das Porto völlig.
  • Sie müssen seltener die Post aufsuchen.
  • Die digitale Archivierung ist nachhaltig.
  • Transportwege und Liegezeiten werden reduziert, dadurch entstehen Skontovorteile.

Einfach Belege online und GoBD konform archivieren

Für Sie als UnternehmerIn besteht keinerlei Zwang, eine GoBD konforme Software zu kaufen, die Ihr Budget belastet. Denn es gibt auch günstige Systeme zur GoBD-Archivierung wie z. B. Pylot Eingangsrechnungen, durch die Sie unter anderem diese Punkte abhaken:

Nachvollziehbar: Lösungen zur digitalen GoBD konformen Archivierung erlauben, sämtliche Stufen eines Geschäftsablaufs, die als Dokumente gespeichert sind (Aufträge, Bestellungen, Rechnungen oder Lieferbelege) schnell im System zu finden.

Vollständig: Zum einen halten Sie sämtliche Unterlagen mit einer GoBD konformen Lösung vor, und zum anderen sind Aufzeichnungen und gespeicherte Daten zu jedem Beleg komplett vorhanden.

Korrekt: Eine digitale Lösung zur GoBD-Archivierung hält stets den gesamten Ist-Zustand vor. Indem alle Belege einem Vorgang zugeordnet werden, wird dieser vollständig erfasst und abgebildet.

Ordnung: Eine digitale Lösung zur GoBD konformen Archivierung erlaubt, Regeln, Datenstrukturen und Prozesse zu bestimmen, an die sich jeder Anwender halten kann und durch die jeder Beleg klar zugeordnet wird.

Unveränderlich: Die unveränderbare Speicherung von Dokumenten und Daten stellt eine der Hauptfunktionen digitaler GoBD-Archivierung dar. Damit Sie Buchungen ändern können sollte das digitale System Ihrer Wahl eine Versionierung bieten, um alle Änderungen automatisch nachzuhalten.

Mit einer GoBD konformen Online-Lösung haben Sie schnell alles im Griff:

  • Eine effiziente GoBD-Archivierung liefert eine gruppierte Ansicht nach Monaten, Kachelansicht oder Listenansicht. Sie können die Rechnungen zusammengefasst  nach Lieferant, Datum oder selbst festgelegten Tags abbilden lassen.
  • Eine solche Online-Lösung ist anwenderfreundlich. So gelangen Sie über Ihren Browser zu Ihrem Dashboard und ordnen Dokumente nach Bedarf. Ferner können mehrere Anwender das System gleichzeitig nutzen.
  • Sie möchten mehrere Rechnungen in einem Schritt aktualisieren? Auch das läuft glatt mit einem effizienten Online-Archiv.
  • Ein PDF mit einigen Seiten, das mehrere Rechnungen umfasst, splitten Sie mit den GoBD konformen Funktionen einfach auf.

Jetzt weiterlesen: Einfach online: So klappt die vorbereitende Buchhaltung

GoBD-konforme Software nutzen

Auf den ersten Blick lesen sich die GoBD wie ein weiteres komplexes Regelwerk, das Selbstständigen und kleineren Unternehmen vor allem Mühe beschert. So enthalten diese Bestimmungen gleich mehrere Grundsätze, die es in sich haben, darunter den der Unveränderbarkeit, der Nachvollziehbarkeit und der Ordnung. Doch wenn Sie sich näher mit einer effizienten Online-Anwendung wie z. B. Pylot Eingangsrechnungen zur GoBD-Archivierung von Rechnungen befassen, werden Sie bald feststellen, dass sich hier eine günstige und funktionsreiche Lösung anbietet, die Ihnen hilft und Sie nach der Einarbeitung von den Sorgen befreit, ob Sie alle Buchungen tatsächlich GoBD konform handhaben.