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Wie Sie den Schritt in die Online-Arbeitszeitplanung wagen

Von Personal
Die Online-Arbeitszeitplanung bietet gegen über Excel viele Vorteile. Lesedauer: 4 Minuten

Wahrscheinlich jedes klein- und mittelständische Unternehmen in beliebiger Größenordnung steht vor der Herausforderung regelmäßig eine sachgemäße Arbeitszeitplanung durchzuführen. Hat das Lineal und Bleistift in vielen Unternehmen bei der Erstellung von Schicht- und Dienstplänen bereits ausgedient, greifen viele Schichtleiter und Personalverantwortliche häufig noch zu Microsoft Excel. Lange Zeit galt das Tabellenkalkulationsprogramm als das optimale Instrument für die Erstellung von Dienst- und Schichtplänen. Doch Zeiten und Technologien ändern sich, was neue Möglichkeiten für die Planung von Mitarbeiterressourcen mit sich bringt.

Aktuell auf dem Vormarsch ist die rein online-basierte Arbeitsplanung, die selbst herkömmliche Software für Arbeitszeitplanung in den Schatten stellt. Statt der Installation auf dem Computer ist lediglich eine Internetverbindung notwendig. Das Besondere: Die im eigenen Webbrowser nutzbaren Schicht- und Dienstpläne können überall, jederzeit und auf verschiedenen mobilen Endgeräten bearbeitet und als Team eingesehen werden. 

Neben den verschiedenen praktischen Vorzügen einer internetbasierten Arbeitszeitplanung werden vor allem Aufwand und Ausgaben gegenüber der manuellen Arbeitszeitplanung wie z. B. mit Excel drastisch gesenkt. Sie möchten den Übergang von der manuellen Arbeitszeitplanung zu online-basierter Arbeitszeitplanung endlich gezielt anpacken? Im Folgenden erfahren Sie alles Wissenswerte über die Möglichkeiten und Vorzüge moderner Online-Arbeitszeitplanung.

Excel und Co. verlieren ihren Status als beste Lösung für die Arbeitszeitplanung

Der Charakter und die Vorzüge einer online-basierten Arbeitszeitplanung werden erst richtig deutlich, wenn Sie einen Blick auf alt-bewährte Instrumente für die Arbeitsplanung wagen. Denn das Arbeiten mit Excel oder installierbarer Software für die Arbeitsplanung und für das Anfertigen von Schicht- und Dienstplänen hat durchaus seine Tücken und gilt als äußerst fehleranfällig:

1. Einzelarbeit mit hohen manuellen Aufwänden

Dienst- und Schichtpläne können in Excel oder mittels Software nur von einer Person an einem Arbeitsplatz und mit einem Endgerät erstellt werden. Ein Hin- und Her-Geschicke der neuesten Version per E-Mail an andere Personen macht die gemeinsame Arbeit an Schicht- und Dienstplänen äußerst langwierig und fehleranfällig. Nachträgliche Änderungen oder Korrekturen an Plänen sind immer mit einem großen Mehraufwand verbunden oder werden zum Beispiel handschriftlich nachgetragen, was den Sinn und Zweck digitaler Hilfsmittel untergräbt.

2. Kommunikationsprobleme

Insbesondere Mitarbeiter neigen für ihre Schichtplanung gerne auch zu mündlichen Nebenabsprachen oder Absprachen auf anderen Kanälen (z. B. WhatsApp), die nicht jedes Mal in Excel oder der Software dokumentiert werden. Einen Dienst- oder Schichtplan auf diesem Weg für alle Mitarbeiter aktuell zu halten, ist kaum möglich.

3. Eingeschränkter Nutzen für die Mitarbeiter

Meist werden Schicht- und Dienstpläne von Excel zu PDF formatiert, damit alle Mitarbeiter den Plan auch elektronisch problemlos einsehen können. Die Umwandlung des Formats führt nicht selten zu Schwierigkeiten. Wiederum sind ausgedruckte Pläne in Form von übergroßen Excel-Tabellen häufig nicht gerade lesefreundlich und wichtige Details gehen schnell unter.

4. Limitierter Funktionsumfang

Arbeitszeitplanung besteht noch aus viel mehr als nur der Erstellung von Dienst- und Arbeitsplänen. Bei Microsoft Excel und weitestgehend allen Software-Lösungen für Schicht- und Dienstpläne fehlt eine sinnvolle Integration von Angaben zur Mitarbeiterverfügbarkeit, Abwesenheit von Mitarbeitern und einer Verknüpfung mit einer Stempeluhr bzw. Zeitregistrierung. 

Die Möglichkeiten und Vorzüge von Online-Arbeitszeitplanung

Planen Sie aktuell einen Wechsel der Software für Arbeitszeitplanung und fragen sich, worauf Sie bei der Auswahl eines passenden Online-Anbieters für Dienst- und Schichtplanung achten müssen? Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an Funktionen und Eigenschaften, die eine onlinebasierte Arbeitszeitplanung auf jeden Fall aufweisen sollte:

1. Kompatibilität

Ein online verfügbares Programm für Dienst- und Schichtplanung sollte browserunabhängig und für jedes aktuellere Betriebssystem vollumfänglich und ohne zusätzliche Installationen nutzbar sein.

2. Bedienbarkeit

Die Bedienung von Excel erfordert in der Regel umfangreiche Schulungen – die Erstellung von Dienst- und Schichtplänen online sollte für den Endnutzer wesentlich einfacher und schneller von der Hand gehen. In der Regel bietet der Anbieter des Online-Planers eine kurze telefonische Einführung oder stellt ein Tutorial-Video zur Verfügung, die der Einarbeitung dienen. Insgesamt sollte aber die Navigation und der Aufbau des Online-Planers so intuitiv und selbsterklärend aufgebaut sein, das keine umfassenden Schulungen notwendig sind.

3. Funktionsumfang

Eine online-basierte Arbeitszeitplanung verfügt in der Regel über eine Vielzahl an Schnittstellen und Integrationen von sich ergänzenden Funktionen und Modulen, die über die reine Erstellung von Schicht- und Dienstplänen hinausgeht. Dies können u.a. ein Arbeitszeitkonto, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung sein. Nutzer profitieren darüber hinaus von der automatischen Datenverarbeitung, die beispielsweise die Verfügbarkeiten einzelner Mitarbeiter zu verschiedenen Berichten und Analysen zusammenfasst. 

4. Sicherheit

Während bei Excel und Co. die Datenkonformität bezüglich DSGVO in den allermeisten Fällen nicht gegeben ist, sind die Voraussetzungen für die DSGVO-Konformität bei einem Online-Dienstplan viel besser, da die Anbieter von Online-Dienstplanern strengen Datenschutzauflagen unterliegen (z. B. zu Verarbeitung, Verschlüsselung, Speicherung).  

5. Mobilität und Flexibilität

Ein wesentlicher Vorteil der Online-Arbeitszeitplanung ist die Möglichkeit Daten, Arbeitszeiten und Wochenpläne jederzeit, überall und auf allen Endgeräten in Echtzeit zu bearbeiten und einzusehen. Die automatisierte Synchronisation von Korrekturen und Änderungen macht es zudem möglich, dass nichts unter den Tisch fällt und Pläne stets aktuell bleiben. Nicht zuletzt wird durch die erhöhte Mobilität und Flexibilität eines Online-Dienst- und Schichtplaners die Selbstorganisation der Mitarbeiter gefördert. Diese können beispielsweise Verfügbarkeiten zu Schichten angeben oder von beliebigen Orten und eigenen mobilen Endgeräten ihre Arbeits- und Projektzeit eingeben.

Online-Dienst- und Schichtplaner als wertvolles Instrument der Arbeitsplanung

Eine sowohl funktionale als auch datenschutzkonforme Personaleinsatzplanung ist in 2020 wichtiger denn je. Laut des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 sind die EU-Mitgliedsstaaten in der Zukunft verpflichtet, ein verlässliches, objektives und zugängliches System für die tägliche Erfassung der Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu implementieren. Darüber hinaus ist eine moderne Arbeitszeitplanung mit Online-Dienst- und Schichtplanern mehr denn je ein wesentlicher Faktor für eine effiziente Organisation, die sich nicht zuletzt positiv auf die Produktivität, Mitarbeiterkommunikation und Arbeitskultur auswirkt.

Wollen Sie den nächsten Schritt in Ihrer Arbeitszeitplanung gehen?