Rechte und Pflichten als Kleinunternehmer beim Schreiben von Rechnungen

Von Recht
Welche Besonderheiten & Pflichten gelten bei der Erstellung von Rechnungen als Kleinunternehmer? Lesedauer: 3 Minuten

Sich selbstständig zu machen, wirft immer viele Fragen auf, und sei das Unternehmen noch so klein. Dazu gehören Überlegungen, ob Kleinunternehmer zum Rechnungen schreiben gesetzlich verpflichtet sind bzw. was als Kleinunternehmer bei der Erstellung von Rechnungen zu beachten ist.

Das besagt die Rechnungspflicht für Kleinunternehmer

„Eine wesentliche Voraussetzung für eine Pflicht zur Rechnungsstellung ist […] die Unternehmereigenschaft (gemäß § 2 UStG) des Leistenden. Auch eine freiberuflich tätige Person (Freiberufler) kann daher zur Erstellung einer Rechnung nur verpflichtet sein, wenn sie ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG ist.“

Sofern Sie also nach dem Gesetz Unternehmer sind, sind Sie je nach Umsatz auch Kleinunternehmer und zur Rechnungsstellung verpflichtet. Dabei berechnen Sie zwar keine Umsatzsteuer, aber die folgenden Angaben müssen in Ihren Rechnungen stehen:

  • komplette Adressen: die eigene und die des Rechnungsadressaten
  • die eigene Steuernummer und Angabe des zuständigen Finanzamtes
  • das Datum der Rechnungsstellung
  • die jeweilige Rechnungsnummer
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen
  • Liefer- oder Leistungsdatum auf den Monat bezogen, oder Angabe, dass das Liefer- bzw. Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum zusammenfällt
  • Angabe, weshalb keine Umsatzsteuer erhoben werden muss, z. B.: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
  • Falls es grundstücksbezogene Dienste sind: Anmerkung bezüglich zweijähriger Pflicht zur Rechnungsaufbewahrung bei (privaten) Leistungsempfängern.

Sie müssen in puncto Kleinunternehmer-Rechnungspflicht allen entsprechenden Vorschriften nach § 14 Abs. 4 UStG Folge leisten.

Falls Sie im Kleingewerbe Leistungen für Kunden im Ausland erbringen oder Waren an diese verkaufen, gestaltet sich die Rechnungspflicht als Kleinunternehmer komplizierter. Bei Auslandsgeschäften erhält das Kleingewerbe den gleichen Rang wie größere Firmen und genießt keine Erleichterungen. Ein sinnvoller Tipp lautet hier, sich zwecks Beratung an einen Steuerberater zu wenden.

Von der Kleinunternehmer-Rechnungspflicht zu den Regeln für „Große“

Wenn Sie mehr als die für Kleinunternehmer vorgegebenen 22.000 Euro in einem Jahr verdient haben, verlieren Sie diesen Sonderstatus und fallen unter die Regelbesteuerung. Übrigens obliegt es Ihnen selbst, Ihre Umsatzentwicklung im Auge zu behalten, nicht dem Finanzamt. „Spätestens bevor Sie die erste Rechnung des neuen Jahres schreiben, sollten Sie Ihren tatsächlichen Vorjahresumsatz kennen!“

Sobald Ihre Firma kein Kleingewerbe mehr ist, sondern rechtlich gesehen ein mittelständisches Gewerbe darstellt, müssen Sie Ihren Kunden Umsatzsteuer berechnen, und zwar nach dem für Sie gültigen Satz. Außerdem müssen Sie die Umsatzsteuerbeträge an Ihr Finanzamt abführen.

Folgende Umsatzsteuersätze gibt es in Deutschland:

  • den Regelsteuersatz von 19 Prozent, z. B. bei vielen Dienstleistungen

oder

  • den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent, z. B. bei Lebensmitteln oder Kulturgütern

Allerdings ist zu beachten, dass nicht alle unternehmerischen Leistungen der Umsatzsteuer unterliegen – informieren Sie sich hierzu bei Interesse weiter.

Wenn Sie der Regelbesteuerung unterliegen und anderen Firmen Leistungen mit Umsatzsteuer berechnen, gibt es den Vorteil, die Umsatzsteuer auch nachträglich ausweisen zu dürfen, sprich Rechnungen zu korrigieren. Da es sich um Geschäftskunden handelt, können diese die Umsatzsteuerbeträge als Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen und „erleiden“ keine Nachteile. Hingegen ist es gegenüber Privatkunden weder in Ordnung noch rechtskonform, korrigierte Rechnungen mit nachträglich ausgewiesener Umsatzsteuer auszustellen. Schließlich müsste der Konsument dann quasi draufzahlen.

Beachten Sie auch: Als ein Kleinunternehmer Rechnungen zu schreiben bzw. als solcher zu agieren, ist kein Vorrecht von Gründern. Dass Ihr Verdienst in dem ein oder anderen Jahr der Kleinunternehmerregelung entspricht, kann wiederholt vorkommen. Sie dürfen zwischen der Kleinunternehmer- und Regelbesteuerung „springen“ bzw. zum Kleingewerbe zurückkehren, wenn Sie zuvor schon darüber lagen. „Ein Wechsel der Besteuerungsform ist dabei grundsätzlich aber nur zum Ende eines Geschäftsjahres zulässig. In der Regel entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr.“

Onlinegenerator hilft Kleinunternehmern Rechnungen zu schreiben

Bei der Rechnungserstellung steht Ihnen eine wertvolle Unterstützung zur Verfügung. Mittels eines kostengünstigen Online Generators für Rechnungen schreiben Sie Kleinunternehmer-Rechnungen bequem und rechtskonform – doch auch mit gesteigertem Umsatz können Sie diese Lösung nutzen:

  • Ein Onlinegenerator leitet Sie durch einen leicht zu führenden Frage-Antwort-Dialog, der dem Gespräch mit einem Anwalt gleicht. So erfolgt das Schreiben Ihrer Kleinunternehmer-Rechnungen. Zum Schluss des Vorgangs erhalten Sie Ihre gewünschten Dokumente.
  • Sie generieren Rechnungen entsprechend Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Dokumente sind auch bezüglich Gutschriften nutzbar.
  • Alle gesetzlichen Pflichtangaben werden abgedeckt.
  • Rechnungen für Warenlieferung oder Dienstleistungen
  • Sie entgehen potenziellen Geldbußen, falls Sie bei eigener Rechnungserstellung Fehler machen.
  • Alle Dokumente gemäß DSGVO

Hinweis: Eine Online-Lösung ist vertrauenswürdig und bietet rechtlichen Schutz, ersetzt jedoch nicht die Beratung durch einen Anwalt.

Was noch zu beachten ist bei der Rechnungserstellung als Kleinunternehmer

Um in die Selbstständigkeit einzusteigen oder wenn man einen moderaten Jahresumsatz macht, bietet das Kleingewerbe Vorteile, u. a. weil einige Pflichten der „Großen“ entfallen. Dennoch schreibt der Gesetzgeber auch dann Bestimmungen vor, darunter die Rechnungspflicht für Kleinunternehmer. Falls Ihr Umsatz die 22.000-Euro-Grenze übersteigt, sind Sie kein Kleinunternehmer mehr und müssen in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen. Damit beim Kleinunternehmer-Rechnung schreiben im wahrsten Sinne alles mit rechten Dingen zugeht, bietet sich ein Onlinegenerator an. Mit dem Einsatz dieses Systems schützen Sie sich gegen eventuelle Geldbußen oder andere Nachteile.

Hinweis: Die in diesem Beitrag aufgeführten Informationen sind nicht als Rechtsberatung zu verstehen. Es wird keine Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit übernommen. Die Inhalte haben wir nach bestem Wissen und Gewissen erstellt.