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Überstunden dank Online-Tools einfacher erfassen

Von Personal
Online-Tools helfen Ihnen Überstunden einfach und sicher zu erfassen. Lesedauer: 5 Minuten

Zum Thema Arbeitszeiterfassung verkündete der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 eine einschneidende Veränderung für alle Unternehmen in der EU. Die Richter beschlossen die Pflicht zur Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit, auch in puncto Erfassen von Überstunden und Pausen. Jedes Mitgliedsland hat dieses Urteil selbst gesetzlich umzusetzen, in Deutschland ist dieser Schritt in Bälde zu erwarten.

Arbeitsgesetz und Zeiterfassung bei Überstunden

Vor allem in neu gegründeten KMU mag sich der ein oder andere Unternehmer fragen: Welche Arbeitszeiten meines Teams sind zu dokumentieren? Inwiefern müssen Überstunden erfasst werden?

Bis das neue Gesetz in Folge des besagten EuGH-Urteils eingeführt wird, greift nur das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Dieses beschränkt die Pflicht zur Dokumentation der Werkszeit auf das Erfassen der Überstunden und der Mehrarbeit (ArbZG § 16 Absatz 2). So ist „der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit […] von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit (gemäß § 7 Abs. 7 ArbZG) eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorzulegen.“

Darüber hinaus gelten nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) weiterführende Bestimmungen für einige Branchen, darunter die Bauindustrie.

Allerdings sollten KMU die gesetzlichen Vorschriften nicht als bloßen Druck, sondern als Gelegenheit verstehen, eine gesetzeskonforme digitale Lösung zu nutzen, um Überstunden richtig zu erfassen (Siehe unseren Artikel EuGH-Urteil & die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Chance oder Belastung?). Effiziente Online-Systeme, per Internetzugang schnell und günstig zu erwerben und auch mobil anzuwenden, schaffen Abhilfe in puncto elektronischer Arbeitszeiterfassung und entlasten KMU enorm.

New Work und flexibles Arbeiten

Wenn davon die Rede ist, Überstunden richtig zu erfassen, liegt es nahe, unser heutiges Arbeitsleben zu betrachten: Wir befinden uns mitten im Wandel, bedingt durch digitale Trends und die globale Wirtschaft. Für die veränderte Arbeitswelt definierte der Sozialphilosoph Frithjof Bergmann den Begriff „New Work“ (Neue Arbeit).

Im Großen und Ganzen meint New Work schlicht die neuen Arbeitsformen in der der globalen und digitalen Ära. Doch gleich welche Aufschrift man dieser Arbeitsweise verpasst: Es geht hin zu flexiblen Arbeitsmodellen. Viele Berufstätige möchten ihren Job individuell geregelt machen, die Lebensqualität wird wichtiger, das Gehalt rückt für viele an die zweite Stelle. Zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen gehören unter anderem die Gleitzeit und „die Funktionszeit, bei der Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit selbst einteilen – solange sie mit den gesetzlichen Vorgaben vereinbar ist“.

Des Weiteren gibt es die Wahlarbeitszeit, für die ein Chef Personalpläne aufstellt, die exakt dem Arbeitsvolumen entsprechen, wobei sich die Personalstärke nach den Aufträgen der Kunden richtet. Außerdem sei die Vertrauensarbeitszeit genannt, bei der der Mitarbeiter seine Aufgaben zu festgesetzten Terminen fertigstellen soll. Dabei „muss [er bisher] nicht zwangsläufig aufzeichnen, wann und wie lange er gearbeitet hat. […] Seit Einführung des Mindestlohns müssen die Arbeitszeiten in einigen Branchen trotzdem aufgezeichnet werden.“

Was gilt derzeit für Überstunden?

Bei aller Freiheit durch flexible Arbeitsmodelle werden Überstunden auch weiterhin in Unternehmen anfallen. Bezüglich der aktuellen Zahlen zu Überstunden äußerte das Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB), dass „die Beschäftigten pro Jahr gut zwei Milliarden Überstunden [leisten], die Hälfte davon unbezahlt. […] Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin erstellt den ,Arbeitszeitreport‘ und beleuchtet die Frage von der […] Arbeitnehmer-Seite […]: Rund fünf Stunden pro Woche arbeiten die Angestellten im Schnitt mehr, als im Vertrag stehen. Man muss also davon ausgehen, dass die tatsächliche Zahl der Überstunden mindestens fünfmal größer ist als die offiziellen Angaben.“

Das Arbeitsgesetz erlaubt, dass Arbeitnehmer von Montag bis Samstag täglich acht Stunden arbeiten. Ferner liegen acht Überstunden pro Woche bei einer 40-Stunden-Arbeitswoche im grünen Bereich. Darüber hinaus ist eine Erweiterung auf bis zu zehn Stunden pro Tag laut Arbeitsgesetz möglich. „Diese zusätzlichen Stunden müssen dann aber innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden, und zwar durch Freizeit; lediglich in einem Tarifvertrag können andere Ausgleichszeiträume festgelegt werden“, kommentiert Dr. Barbara Reinhard vom Deutschen Anwaltverein (DAV). Allerdings gestattet das Arbeitsgesetz nicht, dass Arbeitnehmer unter 18 Jahren länger als 40 Stunden wöchentlich ihrem Beruf nachgehen.

Bei Überstunden weiter zu beachten:

  • Überstunden sind nur gemäß Regelung im Arbeitsvertrag oder im Notfall gesetzlich gestattet.
  • Das Gesetz diktiert eine maximale Arbeitszeit von 48 Stunden wöchentlich, es dürfen auch mal 60 Stunden sein, aber dies nur kurzfristig und mit Gewähren einer Ausgleichszeit.
  • Bezüglich Pausen gilt: nach sechs Stunden 30 Minuten; nach neun Stunden 45 Minuten.
  • Es muss eine Ruhephase von elf Stunden zwischen Feierabendbeginn und erneutem Start der Tätigkeit liegen.
  • Das Gesetz bestimmt Vergütung und Freizeitausgleich bei Überstunden nicht, doch der Mitarbeiter darf von einer Vergütung ausgehen.
  • Überstunden hat der Arbeitgeber zu bestimmen oder er muss zumindest damit einverstanden sein. Der Betriebsrat, so vorhanden, ist einzubeziehen.
  • In Phasen mit hohem Arbeitsaufwand und vielen Überstunden ist in der Firma rechtzeitig zu klären, welche Bezahlung oder welchen Freizeitausgleich die Beschäftigten erhalten.

Mehrarbeit und Überstunden erfassen und vergüten

Die gesetzliche Pflicht, Überstunden zu erfassen, bietet Ihnen als Arbeitgeber den Nutzen, sich für den Fall eines Rechtstreits mit einem Mitarbeiter abzusichern. Und auch, weil es zu einer Prüfung kommen kann, sollten Sie dieser Pflicht nachkommen. Auch in puncto Vertrauensarbeitszeit und wenn es in Ihrer Firma an der Tagesordnung ist, länger zu arbeiten, müssen Sie die Überstunden richtig erfassen. Und auch die Mehrarbeit gilt es zu dokumentieren. Überstunden und Mehrarbeit unterscheiden sich dadurch, dass die die Mehrarbeit die Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit von 48 Wochenstunden meint, während Überstunden die Ausweitung der Arbeitszeit gemäß Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag bedeuten.

In puncto Bezahlung von Überstunden und Mehrarbeit hält sich das Arbeitsgesetz bedeckt. Grundsätzlich steht Mitarbeitern das Recht auf Vergütung ihrer Überstunden und Mehrarbeit zu. Überstunden werden finanziell oder per Freizeit ausgeglichen, während der Arbeitgeber für Mehrarbeit Zuschläge zahlt, wobei 25 Prozent des Gehalts pro Stunde als üblich und gerecht gelten. Falls ein Chef einen Mitarbeiter zum Freizeitausgleich drängt, liegt eine einseitige Freistellung von der Arbeit vor, die gegen das Gesetz verstößt.

Überstunden erfassen – manuell aufwendig und fehleranfällig

Wenn Sie und Ihr Team die Arbeitszeiten inklusive Pausen und Überstunden erfassen und dabei manuell vorgehen, etwa per Excel, sollten sie Mehr- und Überstunden getrennt festhalten, etwa mithilfe von unterschiedlichen Formularen für Ihre Mitarbeiter. Vor allem kommt es darauf an, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten exakt angeben und Überstunden richtig erfassen. Hierbei ermöglicht ein Arbeitszeitkonto, alle Zeiten stets zu kontrollieren. Bedenken Sie aber, dass ein manuelles Vorgehen per Excel oder anderer Software sich in Bezug auf Arbeitsplanung und Erstellen von Schicht- und Dienstplänen kompliziert gestalten kann. Oft schleichen sich hier Fehler ein. Falls Ihr Betrieb nur wenige Mitarbeiter zählt, mag es allen Beteiligten leichtfallen, Überstunden manuell aufzuzeichnen und die Abrechnung korrekt durchzuführen. Doch wenn das Team größer ist oder wächst, steigt natürlich der Aufwand in diesem Bereich.

Weiterlesen: Wie Sie den Schritt in die Online-Arbeitszeitplanung wagen

Zeiterfassung von Überstunden: online ist einfach

Mit Online-Lösungen schenken Sie sich und Ihrer Firma Zeit und schonen Ihre Nerven, denn auf diese Weise werden Sie und Ihr Team die Arbeitszeiten inklusive Pausen, Urlaub und Überstunden richtig erfassen. Wie schaffen diese Anwendungen das? Indem sie zum Beispiel manuelle Abläufe automatisieren. Auf ein System zur digitalen Zeiterfassung von Überstunden und Arbeit können Sie über Ihren Internet-Browser zugreifen. Wie beim Schichtplaner Plus enthält das Online-Tool zur Zeiterfassung meist auch die Möglichkeit Schicht- und Dienstpläne zu erstellen, die Sie und Ihr Team per Webbrowser zeit-, orts- und geräteunabhängig bearbeiten können. Insbesondere senkt so eine Lösung gegenüber dem manuellen Vorgehen Ihre Kosten bei der Zeiterfassung von Überstunden und Arbeitszeit generell.

Überstunden richtig erfassen und davon profitieren:

  • Sich in ein Online-System einzuarbeiten, ist einfach. Oft funktionieren die Navigation und der Aufbau einer solchen Anwendung intuitiv, sodass alle Beteiligten nur wenig Einarbeitung brauchen.
  • Meist wartet eine Online-Lösung mithilfe derer die Arbeitszeit und Überstunden erfasst werden können mit Schnittstellen und Integrationen von Funktionen und Modulen auf, darunter Arbeitszeitkonten oder Urlaubs- und Abwesenheitsplanung. Des Weiteren kommt Ihnen die automatische Datenverarbeitung zugute, die unter anderem die Verfügbarkeiten von Arbeitnehmern in verschiedenen Berichten und Analysen abbildet.
  • Excel und andere Software sichern Ihre Firma meist nicht in puncto DSGVO ab, doch mit einer effizienten Online-Lösung sind Sie auf der sicheren Seite. Diese erfüllt die Bestimmungen der DSGVO schon deshalb, weil die Anbieter von Online-Dienstplanern in der EU strengen Datenschutzauflagen unterliegen.
  • Arbeitszeit und Überstunden erfassen klappt auch mobil. Mit einer digitalen Zeiterfassung für Überstunden beziehungsweise generell für die Arbeit geht die Option einher, von jedem Ort und auf allen Endgeräten auf die Funktionen zuzugreifen. Des Weiteren lernen Mitarbeiter per mobiler Lösung schnell, die eigenen Jobbelange selbst zu verwalten. So können sie etwa per Smartphone ihre Arbeitszeiten inklusive Überstunden erfassen.

Warum eine Online-Lösung zur Erfassung von Überstunden für Entlastung sorgt

Bisher unterliegen Firmen hierzulande beim Thema Zeiterfassung von Überstunden und Mehrarbeit nur den Regelungen des Arbeitsgesetzes. Doch neben der Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber auch in KMU weitere Vorschriften bezüglich Überstunden beherzigen, darunter die gesetzlich bestimmte maximale Arbeitszeit und die Vergütung von Überstunden. Auch sollten Unternehmer das Einführen flexibler Arbeitsmodelle in ihrer Firma erwägen, denn längst leben wir in der New-Work-Ära. Bei all den Anforderungen, Überstunden richtig zu erfassen und insgesamt gesetzeskonform zu agieren, sollten Sie als Arbeitgeber an Ihre Entlastung denken: Eine effiziente Online-Lösung wie dem Schichtplaner Plus zur Zeiterfassung von Überstunden und Arbeit generell erspart Ihnen viel Arbeit und Mühen.