Einfach online: So klappt die vorbereitende Buchhaltung

Von Finanzen
Wie vorbereitende Buchhaltung dank Online-Lösung vereinfacht werden kann. Lesedauer: 3 Minuten

Als Freiberufler oder Inhaber eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens kennen Sie das: Für Ihre vorbereitende Buchhaltung arbeiten Sie oder ein Mitarbeiter sich monatlich durch Papierberge und digitale Nachweise, um alle Unterlagen für Ihren Steuerberater bereitzustellen. Eine vorbereitende Buchhaltung korrekt durchzuführen bedeutet, alle angesammelten Belege strukturiert, meist nach Datum, zu sortieren, kontrollieren und aufzubereiten, sodass der Steuerexperte damit effizient arbeiten kann.

„Die so genannte vorbereitende Buchhaltung bezeichnet die Vorstufe zur Steuererklärung unabhängig davon, ob diese im Unternehmen selbst oder durch einen Steuerberater ausgeführt wird.[…] Welche Arbeiten die vorbereitende Buchhaltung im Detail übernimmt, kann im Vorfeld mit dem Steuerberater oder dem Mitarbeiter, der die Steuererklärung im Unternehmen anfertigt, abgesprochen und festgelegt werden.“

Bereits hier sei verraten: Die vorbereitende Buchhaltung erledigen Sie weitaus einfacher, indem Sie sich von einer günstigen, einfach zu handhabenden Online-Lösung wie “Eingangsrechnungen” von Pylot unterstützen lassen.

Die Belege, die im Rahmen der vorbereitende Buchhaltung zu ordnen sind, umfassen unter anderem:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Kassenberichte mit oder ohne Kontierung
  • Kontoauszüge
  • Gehaltszahlungen
  • Mahnungen, Inventuren und Ersatzbelege (ersetzen die nicht vorhandenen Originalbelege).

Über das Ordnen der Belege hinaus kann die vorbereitende Buchhaltung in der eigenen Firma diese Arbeiten beinhalten, die jedoch auch ein Steuerbüro erledigt.

  • Kontieren sowie Verbuchen
  • Berechnung der Lohnsteuer
  • Reisekosten abrechnen
  • Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten

Unser Tipp: Jeder Steuerberater benötigt für jede Zahlung den dazugehörenden Beleg. Daher ist es zu empfehlen jeden Nachweis zusammen mit dem Kontoauszug abzuheften, dessen Zahlungsvorgang er belegt.

Wollen Sie es sich leichter machen?

 

Vorbereitende Buchhaltung ist kein Hexenwerk – Eigenleistung bringt viel

Die vorbereitende Buchhaltung so weit wie möglich selbst durchzuführen, liefert kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

Übersicht: Dank der effizient durchgeführten vorbereitenden Buchhaltung bewahren Sie den Überblick zum Beispiel in puncto Außenständen.

Alles geht schneller: Je besser Sie alle Belege aufbereiten und dem Steuerbüro abliefern, umso schneller arbeitet dieses und umso eher sendet es Ihnen die monatliche Auswertung Ihrer Geschäftsvorgänge. Dies ist ein essenzieller Punkt bei der Führung Ihrer Firma.

Im Wettbewerb vorne bleiben: Die effiziente vorbereitende Buchhaltung hilft Ihnen zum Beispiel:

  • Ihre Liquidität zu überschauen.
  • Wenn erforderlich, rechtzeitig auf die Bank zugehen zu können.
  • Rechnungen und gegebenenfalls Mahnungen zeitnah zu versenden.
  • Besser mit Lieferanten verhandeln zu können.

All diese und weitere Pluspunkte münden potenziell in Wettbewerbsvorteilen.

Geld sparen: Wie schon erwähnt, sparen Sie auf einfache Weise Geld, indem Sie zumindest Teile der vorbereitenden Buchhaltung selbst stemmen. Schließlich lässt sich ein Steuerbüro mit seinen Fachkräften diese Aufgabe zu Recht angemessen vergüten, und den gesparten Betrag können Sie sicher gut brauchen. Ferner bringt es selbst einer kleinen Firma einigen Nutzen, das Rechnungswesen selbst auszuführen, dieses umfasst: Rechnungsmanagement, Angebote erstellen, Zahlungen tätigen und eben die vorbereitende Buchhaltung übernehmen.

Betriebswirtschaftliches Know-how: Die Tätigkeit der vorbereitenden Buchhaltung in weiten Teilen selbst auszuführen, gibt Ihnen zumindest ein Gespür für den Bereich Buchhaltung. Und Sie zeigen, dass Sie ein engagierter Unternehmer sind, auch wenn Ihre Firma noch so klein ist. Gleich ob Handwerker, Händler oder Freiberufler: Grundkenntnisse zu Themen wie Umsatz, Controlling, Liquidität, Bilanz und Finanzen allgemein zahlen sich im wahrsten Sinne für Sie aus.

Wenn Sie hier richtig zur Tat schreiten wollen, eignen Sie sich durch den Besuch eines Kurses in einem Weiterbildungsinstitut oder mithilfe einer Online-Schulung fundierteres Wissen zum Thema Buchhaltung an. So geschult, bringen Sie für sich Licht ins Dunkel rund um Ihre vorbereitende Buchhaltung und Ihre Steuerbelange generell, Sie können effektiver mit Ihrem Steuerberater sprechen und verstehen das Bankendeutsch besser.

Ein weiterer Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater erklären, welche Sachkonten und welche Ordnungssystematik er nutzt – das kann Sie bereits weiterbringen.

Vorbereitende Buchhaltung: online gehen

Doch auch ohne Schulung finden Sie eine Arbeitserleichterung – durch digitale Lösungen wie dem Produkt Eingangsrechnungen von Pylot:

  • Sie scannen und erfassen Papierbelege im Handumdrehen, auch per Smartphone.
  • Sie sammeln alle Rechnungen oder andere Belege automatisch ein, etwa von Amazon, Ihrem Telekommunikationsanbieter, aus E-Mail-Postfächern oder anderen Stellen.
  • Ebenso erfolgt die Synchronisation mit Ihrer Buchhaltungssoftware, z. B. DATEV oder Lexoffice, automatisiert.
  • Eine zentrale Belegverwaltung speichert alle Rechnungen. Sie strukturieren online alle Belege und finden jederzeit, was Sie suchen.
  • Diverse Darstellungsweisen sind abrufbar.
  • Rechnungsmanagement per Cloudlösung (Dropbox, Google Drive oder Ähnliches) gefällig? Ihre Belege werden aus der Cloud an die digitale Anwendung fürs Kreditorenmanagement übermittelt.
  • Sie senden Belege einfach und schnell an Ihren Steuerberater.
  • Sie übermitteln erfasste Rechnungen bei Bedarf auch per E-Mail oder sorgen dafür, dass diese auf einem FTP- oder WebDav-Server abgespeichert werden.
  • Es steht Ihnen auch eine effiziente Kostenauswertung zur Verfügung.
  • Die gesamte Archivierung und Verwaltung funktioniert wesentlich einfacher – Ihre vorbereitende Buchhaltung erhält den entscheidenden Schub dank einer Online-Lösung.

Zeit & Nerven sparen

Vorbereitende Buchhaltung ist für viele KMU ein unbeliebtes und trockenes Thema. Monat für Monat überrascht es, welche Mengen an Eingangs- und Ausgangrechnungen, Kassenberichten, Kontoauszügen und anderen Belegen in der eigenen Firma anfallen, die es für den Steuerberater korrekt aufzubereiten gilt. Hier ist es eine Überlegung wert, dem Steuerbüro eventuell mehr Anteile dieser Arbeit als bisher im eigenen Büro abzunehmen, zum Beispiel das Rechnungswesen – Einsparpotenziale winken. Auch ist es mittels unterschiedlicher Angebote möglich, sich zum Thema Buchhaltung weiterzubilden. Vor allem ist es ein guter Tipp, sich für eine günstige und einfach zu erwerbende Online-Lösung in puncto vorbereitende Buchhaltung zu entscheiden. Ein solches System schenkt Ihnen viel Zeit, schon Ihre Nerven und drosselt Ihre Kosten. So erscheint Ihre vorbereitende Buchhaltung bald in einem helleren Licht.