Zeitnachweise aufbewahren: So halten Sie sich ans Gesetz

Von Personal
Wie lange müssen Zeitnachweise aufbewahrt werden? Lesedauer: 3 Minuten

Im Kontext der Arbeitszeiterfassung unterliegen Arbeitgeber in kleinen und mittelständischen Unternehmen, aber auch in großen Unternehmen, der Pflicht, Zeitnachweise aufzubewahren. So sind nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die täglichen Arbeitszeiten, die acht Stunden überschreiten, zu erfassen und „ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren“. Die Pflicht des Vorhaltens versteht sich für jeden dokumentierten Arbeitstag, und die Aufbewahrungsfrist beginnt, sobald die betreffende Zeitspanne erfasst wurde.

In welcher Form Sie Zeitnachweise aufbewahren – als Papier oder elektronisch – ist unerheblich. Bei Unterlassung riskieren Sie eine Geldstrafe bis zu 15.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG). Allerdings müssen Sie als Unternehmer nicht alles alleine erledigen, wobei Sie immer sozusagen den Hut dafür aufbehalten, dass die Aufbewahrung der Zeitnachweise korrekt abläuft. Völlig in Ordnung ist, als Chef die Aufzeichnung und Aufbewahrung an Mitarbeiter zu delegieren, wobei sich der Einsatz einer digitalen Lösung empfiehlt. Online-Anwendungen mit zusätzlicher Mobiler Anwendung vereinfachen es, gesetzeskonform Arbeitszeiten zu erfassen und Zeitnachweise aufzubewahren. Sie sind dem manuellen Aufwand, etwa von Stundenzetteln oder Excel-Nutzung, in puncto Einfachheit und Effizienz weit überlegen, und Sie können damit stets auf alle Belege zugreifen.

Weitere Hinweise zum Thema Zeitnachweise aufbewahren:

  • Dokumente und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit dem Steuerrecht – darunter Arbeitszeitaufzeichnungen und Fahrtenbücher – sind sechs Jahre lang vorzuhalten.
  • Abgespeicherte oder abgelegte Dokumente müssen lesbar sein.
  • Es müssen Originale vorliegen, hier gibt es kaum Ausnahmen.

Beim Aufbewahren der Zeitnachweise DSGVO beachten

Um als KMU-Arbeitgeber auch bei der Arbeitszeitdokumentation alles richtig zu machen, ist es ein wichtiger Tipp, die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu befolgen. Gemäß DSGVO dürfen Arbeitgeber Personendaten im Rahmen der Zeiterfassung – sowie auch in anderen Zusammenhängen – ausschließlich mit Erlaubnis der Mitarbeiter dokumentieren und verarbeiten (Art. 6 DSGVO). Ratsam ist für alle Unternehmer, die DSGVO-Vorgaben für Zeiterfassung detailliert zu studieren und danach zu verfahren.

Arbeitszeit erfassen und Zeitnachweise aufbewahren nach Mindestlohngesetz

Dem Mindestlohngesetz (MiLoG) zufolge betrifft die „Aufzeichnungspflicht […] im Ausgangspunkt diejenigen Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV oder Arbeitnehmer in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen“.

Die betroffenen Wirtschaftszweige sind:

  • die Bauindustrie
  • das Gaststätten- und Hotelgewerbe
  • das Personenbeförderungsgewerbe
  • das Speditions-/Transport- und Logistikwesen
  • die Schausteller
  • die Forstwirtschaft
  • die Gebäudereinigungsbranche
  • die Messebaubranche und im Bereich Ausstellungen tätige Firmen
  • die Fleisch verarbeitende Industrie.

Die Arbeitszeiterfassung nach MiLoG bezieht sich auf Anfang, Schluss und Zeitspanne eines jeden Arbeitstages. Pausen aufzuzeichnen wird empfohlen: „Ausnahmen [bezüglich der Aufzeichnungspflicht] gelten für Minijobber in Privathaushalten und für Arbeitnehmer, deren regelmäßiger Lohn bestimmte Grenzen überschreitet.“

Auf die Frage, wie lange Zeitnachweise aufzubewahren sind, gibt das MiLoG mindestens zwei Jahre vor. Dieses Gesetz diktiert jedoch weder, in welcher Form Zeitnachweise aufzubewahren sind, noch, dass der Chef sich um die Zeiterfassungsdokumentation zu kümmern hat. Er kann seinem Team die Aufzeichnung und Vorhaltung der Werkszeiten auftragen, muss jedoch die Korrektheit aller Abläufe überwachen.

Des Weiteren greifen folgende Einschränkungen: So muss in KMU oder anderen Firmen laut Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) „lediglich die tägliche Arbeitszeit aufgezeichnet werden, soweit Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt werden, sie keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können“.

Nach Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) besteht keine Dokumentationspflicht für Mitarbeiter, die regelmäßig ein höheres Bruttomonatsgehalt als 2.958 Euro beziehen. Zudem entfällt diese Pflicht ab einem Gehalt von 2.000 Euro, wenn ein Firmenchef jemandem diesen Betrag über die gesamten vergangenen zwölf Monate hinweg entrichtet hat (hier besteht Nachweispflicht), Zeiten ohne Gehaltsanspruch bleiben hier außen vor. „Die Dokumentationspflichten gelten ebenfalls nicht mehr für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, für vertretungsberechtigte Organe einer juristischen Person oder deren Mitglieder (also beispielsweise GmbH-Geschäftsführer und Vorstände eines Aktiengesellschaft) sowie für vertretungsberechtigte Gesellschafter einer rechtsfähigen Personengesellschaft (wie der GbR oder oHG). Der Arbeitgeber muss lediglich die Unterlagen bereithalten, die die genannten Voraussetzungen belegen.“

Laut § 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG verstößt ein Arbeitgeber gegen das Gesetz, der vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 17 Abs. 1 Satz 1, auch im Kontext von Satz 2, eine Zeiterfassung gar nicht, unkorrekt, unvollständig oder nicht fristgemäß ausführt. Auch ist es ordnungswidrig, diese Erfassung gar nicht vorzuhalten beziehungsweise weniger als zwei Jahre die Zeitnachweise aufzubewahren. Verstöße können Strafen bis zu 30.000 Euro zur Folge haben.

Machen Sie es sich leicht mit dem Aufbewahren von Zeitnachweisen

Das Arbeitszeitgesetz, die DSGVO und das Mindestlohngesetz enthalten für KMU verbindliche Bestimmungen, wenn es darum geht, Zeitnachweise aufzubewahren (Siehe unseren Artikel: Zeiterfassung nach DSGVO). Es empfiehlt sich dringend, den Regelungen nachzukommen. Bei Unterlassen drohen hohe Geldstrafen. Ratsam ist, für Aufgaben der Zeiterfassung und zum Aufbewahren von Zeitnachweisen eine gesetzeskonforme digitale Lösung wie die digitale Zeiterfassung von Pylot (als Teil des Schichtplaner Plus) zu nutzen, denn mit dieser ersparen Sie sich großen Aufwand, profitieren von vielen Funktionen, und die online abgespeicherten Belege stehen Ihnen immer zur Verfügung.